Lipcowa sesja konsultacyjno-szkoleniowa 

Jak prawidłowo chronić dane osobowe w kadrach? Zgody i upoważnienia. Obowiązek informacyjny, właściwa dokumentacja, błędy i nieprawidłowości.
3 lipca 2024 r. 12:00-15:00

Przedmiot sesji:
• Podczas tego spotkania:
- Zaprezentujemy kompleksowo i w praktyczny sposób zaprezentujemy zagadnienia z zakresu problematyki RODO w kontekście nowych rozwiązań prawnych dotyczących prawa pracy, z uwzględnieniem niezbędnej dokumentacji pracowniczej.
- Przedstawimy problematyki RODO w dokumentacji kadrowej, w szczególności Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, BHP, czy Kas Zapomogowo- Pożyczkowych.
- Wyjaśnimy kwestie problemowe, odpowiemy na pytania oraz zaprezentujemy dobre praktyki i sposoby postępowania w zakresie ochrony danych osobowych w procesach kadrowych.
• Dzięki udziałowi w sesji:
- Nabędziesz umiejętności praktycznego stosowania przepisów w zakresie ochrony danych w prawie pracy po nowelizacji Kodeksu pracy.
- Uzupełnisz i uporządkujesz informacje z zakresu przepisów o ochronie danych osobowych w kadrach oraz nabycie umiejętności praktycznego ich stosowania w swojej jednostce.
- Poznasz zakres wprowadzonych zmian dotyczących ochrony danych osobowych w znowelizowanym Kodeksie pracy ze szczególnym uwzględnieniem problematyki pracy zdalnej.
- Dowiesz się jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących RODO w zakresie problematyki szkolenia.
- Zdobędziesz niezbędne w codziennej pracy informacji na temat najczęściej pojawiających się błędów i nieprawidłowości w zakresie tematyki zajęć.
- Otrzymasz wzory dokumentów m.in. stosownych zgód, upoważnień.

Program sesji Forum:
1. Dane osobowe a przetwarzanie danych osobowych - na czym polega w kadrach?
2. Jakie kategorie danych przetwarzamy i jakich osób dane przetwarzamy w kadrach?
3. Zgody na przetwarzanie danych osobowych – omówienie praktyczne ze wzorami.
4. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych - omówienie praktyczne ze wzorami.
5. Obowiązek informacyjny – wobec kogo realizujemy i w jakich sytuacjach? Omówienie praktyczne ze wzorami.
6. Okresy retencji danych w kadrach.
7. Dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych w kadrach.
8. Monitoring wizyjny - omówienie praktyczne ze wzorami.
9. Kasy zapomogowo-pożyczkowe oraz ZFŚŚ a ochrona danych osobowych.
10. BHP a ochrona danych osobowych.
11. Praca zdalna a ochrona danych osobowych.
12. RCP i analizy ryzyka w kadrach.
13. Podsumowanie. Dyskusja.

Ekspertem prowadzącym spotkanie będzie:
Radca prawny, ekspert z zakresu prawa administracyjnego, prawa pracy oraz przepisów prawnych dotyczących k.p.a., ochrony danych osobowych, procedury rozpatrywania skarg i wniosków, udostępniania danych, dostępu do informacji publicznej, realizacji zadań własnych i zleconych jst. Doświadczona trenerka, prowadząca od kilkunastu lat szkolenia, podnoszące kwalifikacje pracowników administracji publicznej. Autorka komentarzy i opinii prawnych, wysoko oceniana za fachowość i jasność przekazu przez uczestników szkoleń i kursów.

zapraszamy do wzięcia udziału w organizowanych wydarzeniach. Zaproszenie poniżej.

 

 

Sierpniowa sesja konsultacyjno-szkoleniowa 

Elektronizacja dokumentów kadrowych i monitory ekranowe w zakładzie pracy.
28 sierpnia 2024 r. 10:00-14:30

Przedmiot sesji:
• Przedstawimy zmiany w Kodeksie pracy jakie zostały dokonane m.in. poprzez wprowadzenie możliwości złożenia wniosku w postaci elektronicznej o skrócenie urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego, o elastyczną organizację pracy, czy opiekę nad dzieckiem zdrowym.
• Odpowiemy na pytanie:
- Czym różni się forma tradycyjna od postaci elektronicznej oraz przekażemy uczestnikom kompletną listę wniosków składanych w postaci elektronicznej.
- Czy umowa zawarta w innej formie jak pisemna jest ważna oraz czy wypowiedzenie umowy może być wysłane emailem.
• Krok po kroku przeanalizujemy proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej.

Cele i korzyści:
• Poznanie różnic między tradycyjną a elektroniczną formą dokumentów pracowniczych, w tym wprowadzonych nowelizacją Kodeksu Pracy.
• Zrozumienie różnic między wnioskami pracownika na podstawie Kodeksu Pracy a wnioskami ubezpieczonego o wypłatę zasiłku, oraz czy nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadziła formę elektroniczną.
• Poznanie prawidłowego schematu działania pracodawcy po wpływie wniosku złożonego w formie elektronicznej, przy prowadzeniu dokumentacji w formie papierowej.
• Nauka zasad rekrutacji elektronicznej, w tym kwestii podpisu na dokumentach.
• Zdobycie wiedzy na temat pracy zdalnej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w tym potwierdzania obecności, kontroli pracy oraz zasad instalacji i konserwacji narzędzi pracy.
• Zrozumienie zasad monitoringu aktywności wykorzystywania komputerów służbowych i poczty email pracownika.
• Zapoznanie się z ministerialnym elektronicznym systemem do obsługi niektórych umów i jego wpływem na działy kadr oraz outsourcing usług kadrowych.
• Poznanie zmian w zakresie pracy przed monitorem ekranowym, wynikających z nowelizacji rozporządzenia.

Program sesji Forum:
1. Postać tradycyjna a forma elektroniczna.
2. Kompletna checklista dokumentów w postaci elektronicznej wprowadzona nowelizacją KP w 2023 r.:
• wnioski pracownika,
• odpowiedzi pracodawcy.
3. Wnioski pracownika na podstawie KP a wnioski ubezpieczonego o wypłatę zasiłku. Czy nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadziła postać elektroniczną?
4. Wniosek złożony w postaci elektronicznej a dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci papierowej – prawidłowy schemat działania pracodawcy po wpływie wniosku.
5. Rekrutacja elektroniczna:
• tryb i sposób dostarczania dokumentacji niezbędnej do nawiązania stosunku pracy – kwestionariusz osobowy kandydata, kwestionariusz osobowy pracownika. Czy te dokumenty wymagają własnoręcznego podpisu?
• świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, świadectwo ukończenia szkoły. Czy pracodawca może zaakceptować skany dokumentów?
6. Praca zdalna za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej:
• W jaki sposób pracownik powinien potwierdzić obecność w pracy zdalnej?
• kontrola wykonywania pracy,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej,
• praca zdalna a RODO – w tym wytyczne PUODO,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej.
7. Elektroniczna dokumentacja stosunku pracy:
• zawarcie umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie ustnej, a wymóg pisemności,
• bezpieczny podpis elektroniczny a forma pisemna umowy o pracę,
• wydawanie poleceń w formie zdalnej,
• elektroniczny obieg dokumentów czasu pracy – m.in. czy ewidencja czasu pracy musi być wydrukowana i podpisana przez pracownika,
• skuteczność wypowiedzenia umowy o pracę wysłanego mailem.
8. Inne formy monitoringu: w tym monitoring aktywności wykorzystywania komputerów służbowych, poczty email pracownika – cel, zakres, wzory zapisów.
9. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej krok po kroku:
• odwzorowanie cyfrowe – wymogi,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• system elektroniczny do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej – wymogi,
• informacja o zmianie postaci – wzór,
• dołączenie dokumentu papierowego do dokumentacji elektronicznej,
• częściowa elektronizacja dokumentacji elektronicznej – na podstawie stanowisk PIP oraz ministerstwa,
• wydanie kopii dokumentacji w postaci elektronicznej.
10. Ministerialny elektroniczny system do obsługi niektórych umów - wpływ na działy kadr i outsourcing usług kadrowych na podstawie ustawy obowiązującej od 23.01.2023 r.:
• kategorie umów obsługiwanych przez system,
• Kto będzie mógł korzystać z systemu?
• umowa o pracę i umowa zlecenie,
• funkcjonalności systemu, czyli w czym system wyręczy pracodawcę lub zleceniodawcę?
• Jakie dane trafią do systemu? Jakie wnioski i oświadczenia pracownik i zleceniobiorca złożą za pośrednictwem systemu?
• Czy system teleinformatyczny do obsługi umów zastąpi outsouring kadrowy oraz wyprze działy kadr?
11. Praca przed monitorem ekranowym wg znowelizowanego rozporządzenia:
• stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy – obowiązki pracodawcy, minimalne wymagania BHP i ergonomii,
• praca przy obsłudze monitora a okulary i szkła kontaktowe – wysokość finansowania, częstotliwość wymiany, warunki formalne, rozliczenie – KUP, PDOF, ZUS,
• checklista zmian, które trzeba wprowadzić do 17.05.2024 r.,
• konsekwencje braku dostosowania.
12. Podsumowanie.

Ekspertem prowadzącym spotkanie będzie:
Radca prawny wpisany na listę Okręgowej Izby Radców Prawnych odznaczona złotą honorową odznaką „Zasłużony dla Samorządu Radców Prawnych”. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz The Catholic University of America (Waszyngton, USA). Ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Specjalista w zakresie prawa pracy, zagadnień kadrowych, płacowych oraz ochrony danych osobowych. Praktyk. Doświadczony oraz uznany trener.

zapraszamy do wzięcia udziału w organizowanych wydarzeniach. Zaproszenie poniżej.