Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wraz z zasadami ekspertyzy archiwalnej w praktyce – procedury, wymogi formalne oraz odpowiedzialność

• Procedura brakowania, czyli usuwania dokumentacji niearchiwalnej po upływie okresu jej przechowywania, to złożony proces, który może przysparzać archiwistom wielu trudności natury formalnej, organizacyjnej i praktycznej. Bezpieczna realizacja tego zadania wymaga biegłej znajomości przepisów, dobrej organizacji dokumentacji, współpracy z Archiwum Państwowym, a także świadomości konsekwencji swoich działań podejmowanych w tym zakresie. 
• Podczas szkolenia zapoznamy uczestników z problematyką wartościowania i niszczenia akt, przedstawimy wzory formularzy i druków niezbędnych w tym procesie oraz odpowiemy na pytanie – kiedy i jak przeprowadzać brakowanie dokumentów w podmiocie. Prowadząca omówi także całokształt zagadnień związanych z ekspertyzą archiwalną realizowaną przez przedstawicieli państwowej służby archiwalnej - scharakteryzuje wszystkie jej rodzaje, przebieg oraz skutki. Całość zajęć oparta jest na licznych przykładach praktycznych, w tym analizie poprawności tworzenia wniosków o brakowanie oraz przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej.

• Usystematyzowanie wiedzy z zakresu prawa archiwalnego oraz aktualnych standardów wartościowania dokumentacji niearchiwalnej.
• Praktyczne przygotowanie do procesu brakowania obejmujące sprawne typowanie dokumentacji do zniszczenia, precyzyjne naliczanie okresów przechowywania oraz weryfikację kategorii archiwalnej zgodnie z wykazami akt.
• Nabycie umiejętności przygotowania dokumentacji do ekspertyzy archiwalnej, co zapewnia poprawność merytoryczną zasobów poddawanych ocenie przez archiwum państwowe.
• Poznanie elementów wniosku na brakowanie oraz nabycie biegłości w sporządzaniu kompletnych wniosków, dzięki szczegółowemu omówieniu struktury dokumentów oraz najczęstszych błędów formalnych.
• Dostęp do pakietu wzorcowej dokumentacji, obejmującego gotowe szablony i formularze do natychmiastowego wykorzystania w jednostce.
• Znajomość zakresu odpowiedzialności i sankcji (w tym wynikających z Kodeksu karnego), co gwarantuje bezpieczne i zgodne z prawem zarządzanie procesami archiwizacji.
• Jasne określenie podziału obowiązków pomiędzy archiwistą a przedstawicielami komórek organizacyjnych, co znacząco usprawnia procesy wewnętrzne w jednostce.
• Zminimalizowanie ryzyka błędów formalnych, które mogłyby skutkować odrzuceniem wniosków o brakowanie lub nałożeniem sankcji za nieprawidłowe niszczenie dokumentacji.

I. BRAKOWANIE
1. Co to jest brakowanie dokumentacji i kogo dotyczy?
2. Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur archiwalnych.
3. Niszczenie akt a brakowanie dokumentacji.
4. Jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?
5. Zasady celowości, adekwatności i niezbędności przetwarzania danych osobowych a usuwanie dokumentacji z danymi osobowymi.
6. Weryfikacja kwalifikacji archiwalnej i zasady wartościowania akt.
7. Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
8. Zasady sporządzania dokumentów koniecznych w brakowaniu (wniosek, spis, protokół oceny dokumentacji).
II. EKSPERTYZA
1. Kto, kiedy i jak może wystąpić o ekspertyzę?
2. Ekspertyza archiwalna w jednolitych rzeczowych wykazach akt (skąd się bierze kategoria BE).
3. Uprawnienia archiwum państwowego do przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej. Kryteria archiwalnej selekcji dokumentacji.
4. Ekspertyza w archiwum zakładowym i składnicy akt.
5. Rodzaje ekspertyz archiwalnych:

• przy trudnościach w ocenie dokumentacji;
• przy brakowaniu;
• przed przekazaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
• przed utworzeniem archiwum zakładowego w jednostce;
• przy tworzeniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
• przy likwidacji jednostki;
• szczególne, na wniosek służby archiwalnej.

6. Jak przygotować dokumentację do ekspertyzy archiwalnej? Struktura wniosku o ekspertyzę do archiwum państwowego (elementy wniosku).
7. Opis czynności eksperckich (przebieg ekspertyzy, terminy, ustalenia, dokumentacja).
8. Szczególne rodzaje dokumentacji kategorii BE i charakterystyka prac archiwizacyjnych (koperty dowodowe osób zmarłych, „akta nadzoru nad…”, teczki współpracy i współdziałania).
III. CZĘŚĆ PRAKTYCZNA
1. Aktualne formularze i druki niezbędne przy brakowaniu i ekspertyzie (komplet materiałów do procedury) i zasady ich wypełniania.
2. Analiza poprawności przykładowych dokumentów sporządzanych w celach brakowania (metoda case study).
3. Sporządzenie przykładowego spisu dokumentacji przeznaczonej do brakowania.
4. Podsumowanie (pytania, dyskusja).
 

Osoby zatrudnione w samorządowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, a zwłaszcza osoby odpowiedzialne za prowadzenie archiwów zakładowych lub składnic akt.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.