Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt w jst i ich jednostkach organizacyjnych. Zasady opracowania, wdrożenia i stosowania

Przedmiotem szkolenia jest przybliżenie uczestnikom, w aspekcie praktycznym (warsztatowym), problematyki budowy i stosowania instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt, a także kwestii dokonywania zmian i uzupełnień w tych dokumentach. Jest to szczególnie istotne w kontekście wdrażania doręczeń elektronicznych. Prowadząca przedstawi sposób opracowania instrukcji i JRWA oraz ich tryb uzgadniania z archiwami państwowymi i wprowadzania w życie. Na przykładowych wzorach instrukcji kancelaryjnej i JRWA omówi postepowanie z dokumentacją w systemie tradycyjnym i elektronicznym zarządzaniu dokumentacją.

• Pozyskanie wiedzy o przepisach prawa regulujących elementy i stosowanie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.
• Nabycie praktycznych umiejętności w zakresie opracowywania ww. normatywów oraz dokonywania w nich zmian oraz uzupełnień.
• Pozyskanie informacji o tym, jak wdrożyć przyjęte w instrukcji kancelaryjnej rozwiązania w zakresie postępowania z dokumentacją oraz jak stosować jednolity rzeczowy wykaz akt przy rejestracji i obsłudze spraw.
• Możliwość uzyskania odpowiedzi na problematyczne kwestie związane z tematem szkolenia.

1. Obowiązujący stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją w podmiotach publicznych.
2. Co to są normatywy kancelaryjne i archiwalne? Zakres podmiotowy i przedmiotowy.
3. Tryb wprowadzania instrukcji kancelaryjnej oraz JRWA w porozumieniu z archiwami państwowymi.
4. Podstawy budowy instrukcji kancelaryjnej dla samorządowych jednostek organizacyjnych i omówienie jej zawartości na przykładowych wzorach:
a. przepisy ogólne - system kancelaryjny i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych;
b. przyjmowanie korespondencji (poczta tradycyjna, ePUAP, doręczenia elektroniczne, 
e-mail), jej rejestracja i przekazywanie do obiegu wewnętrznego;
c. składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych;
d. dekretacja korespondencji;
e. rejestracja i załatwianie spraw;
f. projektowanie, akceptowanie i podpisywanie pism wychodzących i wewnętrznych;
g. wysyłanie korespondencji (poczta tradycyjna, doręczenia elektroniczne, ePUAP, e-mail);
h. przechowywanie i archiwizacja dokumentacji.
5. Podstawy budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt i metodyka jego opracowania oraz dokonywania w nim zmian na przykładowych wzorach:
a. klasyfikacja dokumentacji w ramach systemu dziesiętnego;
b. kwalifikacja dokumentacji;
c. wykaz akt jako podstawa wskazywania wyjątków od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych.
 

Pracownicy administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych (np. szkoły, przedszkola, ośrodki kultury, centra usług wspólnych, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej), w szczególności osoby odpowiedzialne za opracowanie i uzgodnienie z archiwami państwowymi instrukcji kancelaryjnych oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, archiwiści, osoby na co dzień prowadzące sekretariaty i kancelarie.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni były pracownik sieci archiwów państwowych, autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2023), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2025).