Jawność, konkurencyjność i przejrzystość naboru na stanowiska urzędnicze nie mogą pozostawać jedynie deklaracją ustawową. W wyroku z 11 marca 2026 r. Naczelny Sąd Administracyjny wyraźnie podkreślił, że procedura rekrutacyjna w samorządzie musi być nie tylko formalnie poprawna, ale także na tyle czytelna i udokumentowana, by można było zweryfikować, dlaczego wybrano właśnie tych, a nie innych kandydatów. To ważny sygnał dla jednostek samorządu terytorialnego: brak dostatecznie przejrzystych kryteriów i uzasadnienia oceny kandydatów może prowadzić do skutecznego podważenia wyniku naboru.

Sprawa miała swoje źródło w postępowaniu rekrutacyjnym przeprowadzonym przez Starostę Poznańskiego na dwa stanowiska urzędnicze podinspektora w komórce organizacyjnej Wydziału Administracji Architektoniczno-Budowlanej Starostwa Powiatowego w Poznaniu. Ogłoszenie o naborze zostało opublikowane 28 września 2023 r. Następnie przeprowadzono procedurę naboru, obejmującą analizę kandydatur oraz rozmowy kwalifikacyjne. Po zakończeniu postępowania komisja konkursowa zarekomendowała do zatrudnienia dwie osoby: W. G., który uzyskał 39,5 punktu, oraz J. K., która otrzymała 37 punktów. D. K. zajęła trzecie miejsce z wynikiem 35 punktów. Wyniki naboru zostały następnie podane do publicznej wiadomości.

Skarga do WSA

Na wynik konkursu skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu wniosła D. K. Z uzasadnienia wyroku NSA wynika, że skarga ta koncentrowała się przede wszystkim na zarzucie naruszenia podstawowych zasad naboru na wolne stanowisko urzędnicze, wynikających z art. 11 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych. Skarżąca kwestionowała zwłaszcza bezstronność przeprowadzonego postępowania, sugerując faworyzowanie określonych kandydatów. W jej ocenie przebieg konkursu nie gwarantował rzeczywiście obiektywnej oceny wszystkich uczestników, a wynik naboru budził wątpliwości z punktu widzenia zasad otwartości, konkurencyjności i przejrzystości procedury. Zarzuty te sprowadzały się więc do podważenia rzetelności oceny dokonanej przez komisję konkursową oraz samego sposobu dojścia do rozstrzygnięcia personalnego. Skarżąca odwoływała się również do standardu rzetelności proceduralnej, powołując art. 6 Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu wyrokiem z 17 lipca 2024 r. oddalił jednak skargę. Sąd pierwszej instancji przyjął, że procedura konkursowa została przeprowadzona zgodnie z przepisami oraz z zachowaniem podstawowych reguł naboru. W ocenie WSA z akt sprawy wynikało, że dochowano wymogów dotyczących ogłoszenia o naborze, terminu składania ofert, wyłonienia kandydatów zakwalifikowanych do rozmowy kwalifikacyjnej, sporządzenia kart ocen oraz protokołu naboru. Sąd uznał także, że protokół spełniał wymagania ustawowe, w tym zawierał uzasadnienie wyboru dwóch kandydatów. Za istotne uznano również to, że kandydatów oceniano pod kątem wiedzy z zakresu wymaganych przepisów, doświadczenia zawodowego oraz umiejętności interpersonalnych, a rozmowy kwalifikacyjne — według twierdzeń organu — przebiegały według jednolitego schematu. WSA nie dopatrzył się przy tym dowodów na brak obiektywizmu komisji ani na faworyzowanie kogokolwiek, uznając, że skarżąca ograniczyła się w tym zakresie do własnych przekonań i ocen. Sąd nie podzielił również argumentacji opartej na art. 6 EKPC, wskazując, że przepis ten odnosi się do prawa do rzetelnego procesu sądowego, a nie do samej procedury rekrutacyjnej.

Skarga kasacyjna

Skarżąca nie zgodziła się z takim rozstrzygnięciem i wniosła skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Oparła ją na zarzucie naruszenia art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w zw. z art. 80 § 1 k.p.a. Jej stanowisko sprowadzało się do twierdzenia, że WSA błędnie ocenił materiał dowodowy zgromadzony w sprawie i w konsekwencji niesłusznie zaakceptował wynik naboru. W ocenie skarżącej sąd pierwszej instancji nie dostrzegł, że w toku postępowania konkursowego doszło do naruszenia zasad otwartości, konkurencyjności, bezstronności i przejrzystości. Szczególny nacisk położono na to, że decydujące znaczenie przypisano tym elementom oceny kandydatów, które nie zostały w sposób dostateczny utrwalone w dokumentacji konkursowej, zwłaszcza przebiegowi rozmowy kwalifikacyjnej i odpowiedziom na zadawane pytania. Innymi słowy, skarżąca podnosiła, że o wyniku naboru przesądziły okoliczności, których nie sposób było później zweryfikować na podstawie akt sprawy.

Wyrok NSA

NSA uznał te zarzuty za zasadne. Na wstępie podkreślił, że nabór na stanowisko urzędnicze w jednostce samorządu terytorialnego ma charakter sformalizowanego postępowania rekrutacyjnego, opartego na zasadach otwartości, jawności i przejrzystości. Celem takiego naboru jest nie tylko formalne obsadzenie stanowiska, lecz także wyłonienie najlepszego kandydata według kryteriów merytorycznych, co zakłada rzeczywistą konkurencyjność procedury. Zasada otwartości oznacza, że do konkursu mogą przystąpić wszyscy zainteresowani, zasada jawności wiąże się z obowiązkiem ujawniania informacji o przebiegu i wyniku naboru, a zasada przejrzystości wymaga, aby postępowanie było prowadzone według jasnych reguł pozwalających ocenić, czy rzeczywiście wybrano najlepszego kandydata.

Kluczowe znaczenie w rozstrzygnięciu NSA miało stwierdzenie, że sąd administracyjny nie jest powołany do merytorycznego badania, czy kandydat dobrze odpowiedział na konkretne pytanie komisji, ale musi mieć możliwość skontrolowania, czy sam mechanizm oceny kandydatów był przejrzysty, porównywalny i nienoszący cech arbitralności. Skoro więc art. 14 ust. 2 pkt 3 ustawy o pracownikach samorządowych wymaga wskazania w protokole zastosowanych metod i technik naboru, to przebieg rozmowy kwalifikacyjnej powinien być udokumentowany w taki sposób, aby dało się odtworzyć, jakie elementy podlegały ocenie, według jakiej skali punktowej i z jakich powodów przyznano kandydatom określone noty. W przeciwnym razie przesłanki oceny punktowej pozostają nieidentyfikowalne, a konkurencyjność naboru staje się jedynie pozorna.

Na tym tle NSA uznał, że dokumentacja konkursu w tej sprawie nie spełniała wymaganych standardów. Z protokołu wynikało wprawdzie, że komisja stosowała trzy kryteria oceny: wiedzę z zakresu wymaganych przepisów, doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku oraz umiejętności interpersonalne, a każdy z członków komisji oceniał kandydata osobno w skali punktowej. Jednak sam protokół i karty ocen nie pozwalały ustalić, jakie pytania faktycznie zadano kandydatom, czy pytania te były jednakowe, jakie odpowiedzi zostały udzielone i dlaczego przełożyły się one na określone oceny punktowe. Nie dało się też odtworzyć, w jaki sposób oceniono analizę dokumentów kandydatów, mimo że została ona wskazana jako jedna z metod naboru. Równie niejasne pozostawało kryterium umiejętności interpersonalnych: brak było informacji, jakie cechy uznano za relewantne, jak je badano i co uzasadniało zróżnicowanie ocen między kandydatami.

NSA zwrócił także uwagę, że uzasadnienie wyboru kandydatów zawarte w protokole miało w istocie blankietowy, niemal identyczny charakter. W odniesieniu do obu wybranych osób ograniczało się do stwierdzenia, że kandydat wykazał się bardzo dobrą znajomością wymaganych przepisów prawa, ma doświadczenie na podobnym stanowisku i rozwinięte umiejętności interpersonalne. Taka formuła nie pozwalała jednak ustalić, dlaczego właśnie ci kandydaci zostali uznani za lepszych od pozostałych ani na czym konkretnie polegała ich przewaga. Co więcej, organ próbował szerzej wyjaśniać sposób oceny dopiero na etapie odpowiedzi na skargę. NSA jednoznacznie wskazał, że odpowiedź na skargę nie może służyć konwalidowaniu braków dokumentacji konkursowej. Organ może w niej rozwinąć argumentację prawną, ale nie może po wniesieniu skargi uzupełniać tych elementów procedury, które powinny wynikać już z samego protokołu i kart ocen.

W konsekwencji Naczelny Sąd Administracyjny uchylił wyrok WSA, a uznając, że istota sprawy została dostatecznie wyjaśniona, sam rozpoznał skargę i uchylił także czynność Starosty Poznańskiego z 23 października 2023 r. w przedmiocie naboru na wolne stanowisko urzędnicze. Tym samym NSA nie tylko zakwestionował ocenę prawną przyjętą przez sąd pierwszej instancji, ale przesądził również o wadliwości samego naboru.

Na tle komentowanego wyroku wyraźnie widać, że sądowa kontrola naboru na stanowiska urzędnicze w samorządzie nie ogranicza się do sprawdzenia, czy sporządzono wymagane dokumenty i opublikowano wynik postępowania. Kluczowe znaczenie ma to, czy dokumentacja konkursu rzeczywiście pozwala odtworzyć tok oceny kandydatów i zweryfikować, że wybór miał charakter merytoryczny, przejrzysty i konkurencyjny. NSA jednoznacznie zaakcentował, że brak należytego udokumentowania przyczyn przyznania określonych ocen, zwłaszcza w ramach rozmowy kwalifikacyjnej, podważa legalność całej procedury. Dla praktyki jednostek samorządu terytorialnego jest to ważny sygnał: zasady otwartości, konkurencyjności i przejrzystości muszą znaleźć wyraz nie tylko w samym przebiegu naboru, ale także w jakości i szczegółowości jego dokumentacji.