Doręczenia pism i decyzji przy kierowaniu do domu pomocy społecznej i ustalaniu odpłatności za dom pomocy społecznej oraz dochodzeniu zwrotu opłaty – schematy i wzory zawiadomień

Szkolenie koncentruje się na praktycznym stosowaniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustawy o doręczeniach elektronicznych w postępowaniach dotyczących kierowania i umieszczania osób w domach pomocy społecznej, a także ustalania odpłatności i dochodzenia jej zwrotu.
W toku postępowań związanych ze skierowaniem do domu pomocy społecznej szczególne trudności pojawiają się w zakresie prawidłowej komunikacji z osobami o ograniczonej sprawności oraz w sytuacjach, gdy są one reprezentowane przez przedstawicieli ustawowych. Dodatkowym wyzwaniem jest współpraca z sądami cywilnymi, które nie zawsze stosują doręczenia elektroniczne.
Istotnym zagadnieniem jest również prawidłowe doręczanie pism w postępowaniach dotyczących ustalania odpłatności, w których strony często działają przez pełnomocników – zarówno profesjonalnych, jak i nieprofesjonalnych. Wymaga to właściwego ustalania adresów do doręczeń, w tym doręczeń elektronicznych oraz stosowania odmiennych zasad komunikacji.
Podczas szkolenia omówione zostaną zasady prawidłowego pouczania stron o sposobach komunikacji z organem, w tym o dopuszczalnych formach wnoszenia pism oraz ograniczeniach związanych z korespondencją e-mailową. Przedstawione zostaną również prawidłowe schematy doręczeń w przypadku osób przebywających za granicą.
Uczestnicy zapoznają się z zasadami doręczania decyzji administracyjnych – zarówno w formie tradycyjnej, elektronicznej, jak i poprzez odbiór w siedzibie organu – oraz z wymogami dotyczącymi prawidłowego dokumentowania skuteczności doręczeń w aktach sprawy.
Szkolenie ma charakter praktyczny – zagadnienia omawiane są w oparciu o przykłady oraz aktualne orzecznictwo, z wykorzystaniem schematów postępowania i wzorów zawiadomień.

Dowiesz się:
• jak prawidłowo stosować przepisy k.p.a. oraz ustawy o doręczeniach elektronicznych w postępowaniach dotyczących kierowania do domu pomocy społecznej oraz ustalania odpłatności,
• jak prawidłowo doręczać pisma stronom reprezentowanym przez pełnomocników – zarówno profesjonalnych, jak i nieprofesjonalnych,
• jak stosować właściwe procedury doręczeń w przypadku osób przebywających za granicą, 
• jak prawidłowo pouczać strony o sposobach komunikacji z organem oraz o zasadach wnoszenia pism.
Poznasz: 
• zasady skutecznej komunikacji z osobami wymagającymi wsparcia oraz ich przedstawicielami ustawowymi, a także z sądami,
• zasady ustalania właściwych adresów do doręczeń, w tym doręczeń elektronicznych,
• zasady przygotowania i doręczania decyzji administracyjnych w różnych trybach,
• praktyczne wskazówki dotyczące dokumentowania doręczeń w aktach sprawy,
• schematy postępowania oraz wzory zawiadomień możliwe do wykorzystania w codziennej pracy.

1. Korespondowanie ze stroną wnoszącą podanie o skierowanie do dps – korespondowanie z rodziną oraz z pełnomocnikiem strony – doręczanie pism w organie, doręczanie pism za pośrednictwem poczty oraz doręczenia elektroniczne. 
2. Sposób doręczania pism do sadu cywilnego przy wykonywaniu postanowienia sądu cywilnego. 
3. W jaki sposób zawiadomić o wywiadzie środowiskowym opiekuna prawnego i kuratora – stosowanie doręczeń elektronicznych. 
4. Odpłatność dla rodziny: zawiadomienie o wywiadzie, wezwanie do umowy, zawiadomienie o wszczęciu postępowania – elementy konieczne. Posiadanie dowodu doręczenia pisma w postaci papierowej i elektronicznej. 
5. Korespondowanie ze stronami w trakcie ustalania odpłatności. Droga pisemna papierowa i elektroniczna. W jaki sposób odpowiadać na e-maile? Omówienie wzorów i przykładów korespondencji. 
6. Pełnomocnicy w postępowaniu – profesjonalni i nieprofesjonalni – jak stosować k.p.a. i ustawę o doręczeniach elektronicznych w korespondowaniu. 
7. Wnoszenie pism przez strony – różne formy w postępowaniu wnoszenia pism. Czy strona jest uprawniona do takiego działania i jak wpływa to na działanie w doręczaniu pism przez organ?
8. Różnice w formach wnoszenia pism: e-PUAP, e-mail, e- doręczenie. 
9. Korespondowanie z osobami przebywającymi za granicą. 
10. Podpisywanie umów – w postaci papierowej i w postaci elektronicznej. 
11. Wydawanie i doręczanie decyzji – w jakiej postaci wydać decyzję? Czy jest możliwa jednocześnie forma pisemna papierowa i pisemna elektroniczna? Wydruk decyzji elektronicznej doręczanej w postaci papierowej. Czy strona może wnioskować o odbiór decyzji w organie? 
12. Zmiana umowy i zmiana decyzji – jak zawiadamiać strony, mieszkańca domu pomocy społecznej oraz rodzinę?
13. Dochodzenie zwrotu zastępczo poniesionej opłaty oraz egzekucja tej opłaty – czy zmienia się forma doręczenia?
14. Jakie dowody doręczeń musza być przechowywane w aktach sprawy? Przesyłanie akt sprawy do organu odwoławczego.
15. Odpowiedzi na pytania uczestników.

• pracownicy ośrodków pomocy społecznej i centrów usług społecznych prowadzący postępowania w sprawach kierowania do domów pomocy społecznej oraz ustalania odpłatności,
• pracownicy powiatowych centrów pomocy rodzinie,
• osoby przygotowujące i doręczające decyzje administracyjne oraz prowadzące postępowania w trybie KPA,
• kadra kierownicza nadzorująca realizację zadań z zakresu pomocy społecznej,
• pracownicy zajmujący się obsługą spraw związanych z dochodzeniem należności oraz współpracą ze stronami i pełnomocnikami,
• wszystkie osoby zainteresowane praktycznym stosowaniem przepisów dotyczących doręczeń w postępowaniach administracyjnych w obszarze pomocy społecznej.

Specjalistka z zakresu postępowania administracyjnego, członek etatowy Samorządowego Kolegium Odwoławczego, wieloletni praktyk-orzecznik, trener szkoleń prawnych z zakresu procedury administracyjnej oraz zabezpieczenia społecznego. Prowadziła szkolenia z zakresu procedury administracyjnej dla Miasta Krakowa, gmin i powiatów na terenie całego kraju. Konsultantka procedur administracyjnych i zabezpieczenia społecznego Miasta Stołecznego Warszawa.