Ważne informacje o szkoleniu:
W dobie rosnących oczekiwań społecznych i potrzeby efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi, administracja publiczna staje przed wyzwaniem optymalizacji procesów pracy. Program pilotażowy "Skrócony Czas Pracy – To się dzieje!" oferuje unikalną szansę na przetestowanie innowacyjnych modeli organizacji czasu pracy, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność urzędu, zadowolenie pracowników i jakość świadczonych usług.
Proponowane szkolenie to kompleksowy przewodnik, który przeprowadzi Państwa przez każdy etap programu pilotażowego. Udział w szkoleniu daje możliwość: 
- Oceny potencjału urzędu do wdrożenia skróconego czasu pracy.
- Zrozumienia wszystkich warunków uczestnictwa i kryteriów kwalifikacyjnych, aby skutecznie aplikować o dofinansowanie.
- Wprowadzenia niezbędnych zmian prawnych i organizacyjnych (np. w regulaminach pracy urzędu) zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Skutecznego komunikowania zmiany pracownikom i interesariuszom, budując zaangażowanie i minimalizując opór.
Udział w pilotażu to nie tylko możliwość poprawy warunków pracy, ale także szansa na:
- Zwiększenie efektywności i jakości usług świadczonych przez urząd.
- Wzrost zaangażowania i satysfakcji pracowników, co przekłada się na mniejszą rotację i lepszą atmosferę.
- Budowanie wizerunku nowoczesnego i innowacyjnego pracodawcy w sektorze publicznym.
- Dofinansowanie w wysokości do 1 miliona złotych na pokrycie kosztów związanych z projektem.
Nabór wniosków ruszy 14 sierpnia 2025 roku, a termin składania wniosków to 15 września 2025 roku. 
 
Cele i korzyści:
• Poznasz cele, założenia i warunki uczestnictwa w pilotażu skróconego czasu pracy.
• Dowiesz się, jak sprawdzić, czy Twoja organizacja jest przygotowana na wdrożenie nowego modelu pracy.
• Zdobędziesz narzędzia do planowania, komunikacji, zmian regulaminowych i zarządzania zespołem.
• Zrozumiesz, jakie zmiany formalne należy wprowadzić w dokumentacji pracowniczej.
• Nauczysz się, jak skutecznie wprowadzać innowacje i reagować na wyzwania w trakcie pilotażu.
• Poznasz proces składania wniosków, zasady rozliczeń i wymagania sprawozdawcze.
• Skorzystasz z wiedzy innych pracodawców i ekspertów w czasie sesji Q&A. 

Program:
I. Wprowadzenie 
1. Czym jest pilotażowy program skróconego czasu pracy?
a. Definicja i cele programu.
b. Koncepcja skróconego czasu pracy (np. 4-dniowy tydzień pracy, krótszy dzień pracy).
c. Korzyści dla pracodawcy (wzrost efektywności, kreatywności, konkurencyjności).
d. Korzyści dla pracowników (lepsza równowaga praca-życie, większa satysfakcja).
e. Rola Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
f. Przykłady i doświadczenia z innych krajów (krótkie omówienie).
2. Ocena potencjału i gotowości organizacji:
a. Analiza specyfiki branży i działalności: Czy skrócony czas pracy jest możliwy i efektywny w danej branży?
b. Ocena procesów wewnętrznych: Czy obecne procesy pracy pozwalają na skrócenie czasu pracy bez spadku produktywności?
c. Kultura organizacyjna: Czy firma jest otwarta na zmiany i innowacje? Czy pracownicy są gotowi na nowe modele pracy?
d. Zasoby ludzkie: Czy dysponujemy odpowiednią kadrą do zarządzania zmianą?
e. Potencjalne wyzwania i ryzyka: Identyfikacja możliwych trudności i sposobów ich minimalizacji.
3. Warunki Uczestnictwa w Programie (Kwalifikowalność):
a. Prowadzenie działalności przez co najmniej 12 miesięcy.
b. Zatrudnianie minimum 75% pracowników na podstawie umowy o pracę.
c. Objęcie projektem co najmniej 50% pracowników.
d. Utrzymanie zatrudnienia na poziomie nie niższym niż 90% stanu początkowego.
e. Zachowanie wynagrodzeń pracowników na dotychczasowym poziomie.
f. Terminy naboru wniosków (14 sierpnia 2025 r. – 15 września 2025 r.).
g. Maksymalne dofinansowanie (1 mln zł na projekt, do 20 tys. zł na pracownika).
II. Przygotowanie i Wdrożenie Programu 
1. Etap Przygotowawczy (do 31 grudnia 2025 r.).
a. Planowanie projektu pilotażowego:
- Ustalenie konkretnego modelu skróconego czasu pracy do testowania (np. 4 dni po 8h, 5 dni po 6.4h).
- Określenie grup pracowników objętych pilotażem.
- Zdefiniowanie mierzalnych celów i wskaźników sukcesu projektu (np. wzrost produktywności, spadek absencji, poprawa satysfakcji).
- Harmonogram działań.
b. Komunikacja wewnętrzna:
- Poinformowanie pracowników o programie i jego celach.
- Zebranie opinii i zaangażowanie pracowników w proces.
- Przezwyciężanie ewentualnych obaw i oporu.
c. Analiza prawna i dostosowanie wewnętrznych regulacji:
- Zmiana regulaminu pracy: Konieczność wprowadzenia zmian w obowiązującym regulaminie pracy w zakresie organizacji czasu pracy, przerw, urlopów (jeśli to konieczne).
- Zmiana umów o pracę/aneksowanie: Ocena potrzeby aneksowania umów o pracę w celu odzwierciedlenia zmienionego wymiaru czasu pracy (przy zachowaniu dotychczasowego wynagrodzenia).
- Konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników (jeśli istnieją).
- Przepisy BHP a skrócony czas pracy.
- Potencjalne zmiany w innych wewnętrznych procedurach.
2. Etap Testowania (od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.).
a. Monitorowanie i zbieranie danych:
- Systematyczne śledzenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI).
- Gromadzenie danych dotyczących produktywności, zaangażowania, absencji, satysfakcji pracowników.
- Ankiety i wywiady z pracownikami oraz kadrą zarządzającą.
b. Zarządzanie zmianą i wsparcie:
- Bieżące rozwiązywanie problemów i wyzwań.
- Zapewnienie wsparcia dla pracowników i menedżerów.
- Ewentualna korekta działań w trakcie trwania pilotażu.
3. Etap Podsumowania (do 15 maja 2027 r.).
a. Analiza wyników i ocena sukcesu:
- Porównanie ze wskaźnikami początkowymi.
- Ocena wpływu programu na organizację i pracowników.
b. Przygotowanie raportu końcowego: Zgodnie z wymogami programu.
c. Dalsze kroki: Decyzja o ewentualnym wdrożeniu skróconego czasu pracy na stałe, modyfikacje, powrót do poprzedniego modelu.
III. Aspekty Finansowe i Administracyjne
1. Proces Aplikacyjny:
a. Szczegółowy harmonogram naboru wniosków.
b. Wymagane dokumenty i formularze aplikacyjne.
c. Kryteria oceny wniosków.
2. Zarządzanie Dofinansowaniem:
a. Zasady rozliczania środków.
b. Monitorowanie wydatków.
c. Sprawozdawczość finansowa.
3. Obowiązki Sprawozdawcze:
a. Wymogi dotyczące raportowania postępów i wyników projektu.
IV. Podsumowanie i Dyskusja:
1. Sesja pytań i odpowiedzi.
2. Wymiana doświadczeń.
3. Zasoby i wsparcie dla pracodawców.

Adresaci:
Szkolenie jest skierowane do dyrektorów, naczelników wydziałów, kierowników zespołów, specjalistów HR i wszystkich pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie zasobami ludzkimi w urzędach administracji publicznej, którzy rozważają udział w pilotażowym programie skróconego czasu pracy.

Prowadząca:
Prawniczka, która specjalizuje się w problematyce zatrudniania osób fizycznych, zbiorowym prawie pracy oraz pragmatykach urzędniczych. Przez 17 lat była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy. W trakcie pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Katowicach przygotowała ponad 600 opinii prawnych, które w zdecydowanej większości odnosiła się do nietypowych stanów faktycznych. Reprezentowała również PIP  przed sądami administracyjnymi. W działalności kontrolnej koncentrowała się natomiast na problematyce czasu pracy oraz naliczenia i wypłaty wynagrodzeń oraz współpracy pomiędzy pracodawcą a związkami zawodowymi. Osobiste zainteresowania zawodowe koncentruje wokół samorządowego i urzędniczego prawa pracy, jak również zakładowej działalności socjalnej. Prowadzi szkolenia, warsztaty i konferencje, w tym m.in. w ramach Kongresu Sekretarzy, Forów Sekretarzy, Forów Pracowników Kadr, które to Fora działają w całej Polsce przy FRDL im. Jerzego Regulskiego. Przez wiele lat współpracowała z Polskim Centrum Kadrowo-Płacowym, w ramach którego działał również Ośrodek Szkoleniowy Administracji Publicznej. W działalności szkoleniowej zwraca uwagę przede wszystkim na praktyczny wymiar stosowania przepisów prawa, co umożliwia jej wypracowanie optymalnych form przekazu wiedzy. Korzystając z wieloletnich doświadczeń zawodowych związanych ze stosowaniem przepisów prawa pracy, prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której prowadzi szkolenia, oferuje audyty, specjalistyczne doradztwo oraz udziela pomocy prawnej w innych formach.