CELE I KORZYŚCI:

Podczas szkolenia prowadząca kompleksowo omówi obieg dokumentacji w Państwa jednostce zarówno z wykorzystaniem narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, jak i poprzez właściwą realizację procedur dla dokumentacji elektronicznej.

Zapoznacie się Państwo z aktualnym porządkiem prawnym w zakresie postępowania z dokumentacją a szczególna uwaga poświęcona będzie dokumentacji elektronicznej.

Przedstawione zostaną zasady prowadzenia i archiwizacji dokumentacji elektronicznej z uwzględnieniem uwzględnieniem zasad ewidencjonowania, archiwizowania i brakowania dokumentacji zakończonej.

Będzie też okazja do omówienia indywidualnych przypadków w Państwa jednostce.
 

PROGRAM:

1. Dokument elektroniczny – definicja formalna i ujęcie w normatywach kancelaryjno-archiwalnych.

2. Na czym polega elektroniczne zarządzanie dokumentacją? Rola Instrukcji kancelaryjnej i ujęcie w niej dokumentu elektronicznego.

3. Kancelaryjny opis dokumentu elektronicznego (znak sprawy, klasyfikacja i kwalifikacja dokumentu na podstawie JRWA).

4. Systemy teleinformatyczne dedykowane do realizacji określonych usług oraz spraw.

5. Cechy obligatoryjnego w państwowych i samorządowych podmiotach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego i jego realizacja w EZD (znakowanie i rejestracja przesyłek, znak i ewidencja spraw, kancelaryjny opis dokumentacji elektronicznej, kompletność metadanych).

6. Rodzaje i grupy dokumentacji polegającej archiwizacji: akta spraw, składy chronologiczne odwzorowań cyfrowych i składy informatycznych nośników danych.

7. Ile lat przechowywać daną informację? Ustalanie okresów przechowywania dokumentów elektronicznych. Standard wykazu akt z 2023 r.

8. Odpowiedzialność twórców dokumentów elektronicznych w procesie zarządzania informacja i obiegu dokumentacji.

9. Porządkowanie dokumentacji elektronicznej – etapy i zasady.

10. Jak przeprowadzić niszczenie dokumentacji elektronicznej? Realizacja procedury brakowania.

11. Materiały archiwalne w formie elektronicznej – obowiązki twórców dokumentacji o znaczeniu trwałym.

12. Odpowiedzi na pytania uczestników.