Zasady archiwizacji kopert dowodowych osób zmarłych w świetle wytycznych archiwów państwowych

• Większość wytworzonej w urzędach miast i gmin papierowej dokumentacji dowodów osobistych stanowi kategorię A; są to koperty założone do 1979 r. Część z nich to materiały archiwalne, które po przeprowadzeniu prac archiwizacyjnych powinny zostać niezwłocznie przekazane do zasobu archiwów państwowych. Fragment ww. zbioru będzie podlegał ocenie archiwów państwowych w czasie brakowania, kontroli lub będzie wymagać przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej.
• Prowadząca podczas zajęć przedstawi prace porządkowe i czynności ewidencyjne, które należy przeprowadzić w odniesieniu do kopert dowodowych przechowywanych w komórkach ds. praw obywatelskich i archiwach zakładowych urzędów. Przybliży również wymogi archiwów państwowych oraz czynności, wykonywane w ramach sprawowanego nadzoru nad dokumentacją.

• Uzupełnienie wiedzy nt. wymogów archiwów państwowych w temacie postępowania z dokumentacją dowodów osobistych.
• Pozyskanie informacji nt. zasad ustalania kategorii archiwalnej i opisu archiwalnego kopert dowodowych.
• Nabycie umiejętności w zakresie przygotowania „akt dowodowych” do przekazywania do archiwów państwowych.
• Analiza wzorów opisu archiwalnego oraz środków ewidencyjnych, wymaganych do opracowania tej dokumentacji.
• Uczestnicy szkolenia uzyskają m.in. odpowiedzi na pytania:

• Kiedy i na jakich zasadach oddać koperty dowodów osobistych do archiwum państwowego?
• Jak uporządkować akta dowodowe?
• Kto odpowiada za przygotowanie dokumentacji dowodów osobistych do przekazania do archiwum zakładowego?

1. Charakterystyka kopert dowodów osobistych i przedstawienie ich zawartości.
2. Co to jest selekcja archiwalna i jak przeprowadzają ją archiwa państwowe w stosunku do akt obsługi dowodów osobistych? Kontrole, ekspertyzy, brakowanie.
3. Wymogi i wytyczne archiwów państwowych przy opracowaniu kopert dowodowych.
4. Ustalanie chronologii kopert dowodowych: daty dokumentów, daty skrajne, daty załączników do wniosków, itp.
5. Akta obsługi dowodów osobistych w jednolitym rzeczowym wykazie akt: klasyfikacja i kwalifikacja kopert dowodowych.
6. Omówienie etapów prac porządkowych:

• wydzielenie kopert z dokumentacją osób zmarłych;
• ustalenie chronologii kopert, by nadać im właściwą kategorię archiwalną (A, BE50, B10);
• dobór prac porządkowych do właściwej kwalifikacji archiwalnej i ich przeprowadzenie;
• opis teczki lub koperty dowodowej;
• nadanie teczkom/kopertom układu (rzeczowo-chronologicznego, układ alfabetyczny);
• sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych.

7. Opis archiwalny kopert/teczek/pudeł z aktami. Problemy:

• uszczegółowienia tytułu wg wytycznych archiwów państwowych i określenia dat skrajnych;
• wybór właściwego opakowania z tektury bezkwasowej lub zwykłej;
• zakup i opis pudeł, itp.

8. Środki ewidencyjne właściwe do przekazania kopert do archiwum zakładowego i archiwum państwowego. Odrębne spisy zdawczo-odbiorcze odrębne dla kat. A, BE50 i B10, a także materiałów archiwalnych podlegających przekazaniu do archiwum państwowego.
9. Wstęp do procedury przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego:

• Od czego zacząć?
• Jakie prace przeprowadzić?
• Jakie formularze wykorzystać?
• Jak skontaktować się z archiwum państwowym?
• Kto odpowiada za poszczególne etapy procedury?

10. Zagadnienia konserwacji i profilaktyki konserwatorskiej akt dowodowych.
11. Pytania od uczestników szkolenia.

Pracownicy urzędów miast i gmin z komórek ds. ewidencji i obsługi dowodów osobistych, archiwiści zakładowi.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.