E-doręczenia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji w 2026 r. Skuteczne doręczenie, dzień doręczenia i bezpieczeństwo prawne organu

Podczas zajęć przeanalizujemy „pełną drogę pisma”: od ustalenia rodzaju dokumentu i właściwego adresata, przez wybór kanału doręczenia, po ustalenie dnia doręczenia, obliczenie terminu i zgromadzenie dowodów w aktach.

Szczególny nacisk podczas omawiania zagadnień zostanie położony na problemy zgłaszane przez jednostki realizujące zadania publiczne:

• doręczanie upomnień, wezwań i innych pism do zobowiązanych posiadających adres do doręczeń elektronicznych,
• skutki nieodebrania korespondencji i prawidłowe ustalenie dnia doręczenia,
• odróżnienie dowodu wysłania od dowodu otrzymania,
• liczenie terminu przed podjęciem dalszych czynności egzekucyjnych,
• ryzyka związane z użyciem niewłaściwego kanału, pominięciem pełnomocnika lub brakiem dowodów w aktach,
• zarzuty zobowiązanego dotyczące skuteczności doręczenia i sposób przygotowania dokumentacji organu.

Szkolenie będzie prowadzone na przykładach i kazusach opartych na aktualnych przepisach, oficjalnych wyjaśnieniach oraz problemach praktycznych ujawnionych po uruchomieniu obowiązku e-Doręczeń w 2025 r. i zakończeniu okresu przejściowego 1 stycznia 2026 r.

Dowiesz się jak:

• ustalić, czy w danej sprawie należy zastosować e-Doręczenia, usługę hybrydową czy inny dopuszczalny sposób doręczenia,
• prawidłowo ustalić dzień doręczenia przy odbiorze korespondencji oraz przy jej nieodebraniu,
• ustalić, od kiedy liczyć termin poprzedzający dalsze czynności egzekucyjne,
• przygotować jednostkę do odpowiedzi na zarzut nieskutecznego doręczenia.

Nauczysz się:

• odróżniać zwykłe wezwanie do zapłaty od upomnienia mającego znaczenie w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
• odróżnić dzień wysłania, wpływu na skrzynkę, odbioru i doręczenia ze skutkiem prawnym,
• wskazać dowody, które powinny zostać zachowane w aktach sprawy,
• ocenić ryzyko związane z błędnym kanałem doręczenia, pominięciem pełnomocnika albo brakiem dowodu otrzymania.

1. e-Doręczenia w egzekucji administracyjnej w 2026 r. – mapa obowiązków i ryzyk:
• miejsce e-Doręczeń w komunikacji podmiotów publicznych po 1 stycznia 2026 r.,
• zależność między prawidłowym doręczeniem a skutecznością dalszych czynności wierzyciela i organu egzekucyjnego,
• trzy podstawowe obszary ryzyka: niewłaściwy kanał, błędny dzień doręczenia, brak dowodów.
2. Wezwanie do zapłaty, upomnienie i inne pisma związane z egzekucją administracyjną:
• różnica między działaniami miękkimi a formalnym upomnieniem,
• znaczenie treści pisma, a nie wyłącznie jego tytułu,
• warunki poprzedzające wszczęcie egzekucji administracyjnej,
• termin po doręczeniu upomnienia i ryzyko podjęcia czynności przedwcześnie,
• kazus: wysłano wezwanie, ale nie wiadomo, czy spełnia ono funkcję upomnienia.
3. Wybór właściwego sposobu doręczenia:
• ustalenie adresata i jego statusu: osoba fizyczna, przedsiębiorca, podmiot publiczny, pełnomocnik,
• weryfikacja adresu do doręczeń elektronicznych w BAE,
• PURDE, PUH, doręczenie papierowe i wyjątki wynikające z przepisów szczególnych,
• ePUAP po 1 stycznia 2026 r. – kiedy nie wolno działać z przyzwyczajenia,
• kazusy: ADE aktywny, ale wysłano papierowo, ADE ujawniony między przygotowaniem a wysłaniem pisma, pominięcie pełnomocnika.
4. Dzień doręczenia, nieodebranie korespondencji i fikcja doręczenia:
• data sporządzenia, wysłania, wpływu na skrzynkę, odbioru i doręczenia – jak ich nie pomylić,
• skutki nieodebrania pisma przez podmiot niepubliczny posiadający ADE,
• dowód wysłania a dowód otrzymania,
• ustalenie dnia doręczenia i rozpoczęcie liczenia dalszego terminu,
• kazusy: zobowiązany nie korzysta ze skrzynki, dowód wysłania jest, ale brakuje dowodu otrzymania, pracownik liczy termin od dnia nadania.
5. Dokumentowanie doręczenia i przygotowanie akt na zarzut zobowiązanego:
• minimalny zestaw dokumentów i danych, który powinien znaleźć się w aktach,
• powiązanie dowodów technicznych z konkretnym pismem i załącznikami,
• podział odpowiedzialności: przygotowanie pisma, wysyłka, pobranie dowodów, ustalenie terminu i dalsze czynności,
• zarzuty zobowiązanego: błędny adres, niewłaściwy kanał, brak doręczenia pełnomocnikowi, brak dowodu, zbyt wczesne podjęcie czynności,
• matryca przygotowania stanowiska wierzyciela w przypadku zakwestionowania doręczenia.
6. Warsztat kazusowy i checklista bezpieczeństwa:
• analiza złożonego przypadku obejmującego rodzaj pisma, ADE, pełnomocnika, brak odbioru i brak kompletnego dowodu,
• wspólne ustalenie bezpiecznej kolejności działania,
• checklista przed wysyłką i po wysyłce pisma,
• pytania uczestników i omówienie problemów zgłoszonych przez grupę.
 

Szkolenie jest przeznaczone przede wszystkim dla pracowników jednostek sektora publicznego wykonujących zadania wierzyciela albo uczestniczących w przygotowaniu i obsłudze czynności związanych z egzekucją administracyjną, w szczególności dla:

• pracowników starostw powiatowych, urzędów miast i gmin, urzędów marszałkowskich oraz ich jednostek organizacyjnych,
• pracowników wydziałów finansowych, podatków i opłat, gospodarki nieruchomościami, komunikacji, geodezji oraz innych komórek dochodzących należności publicznoprawnych,
• pracowników przygotowujących upomnienia, tytuły wykonawcze i stanowiska wierzyciela,
• pracowników kancelarii, sekretariatów, punktów podawczych i osób obsługujących skrzynki e-Doręczeń oraz systemy EZD,
• koordynatorów czynności kancelaryjnych, administratorów systemów EZD/e-Doręczeń, radców prawnych i osób nadzorujących procedury wewnętrzne.

Szkolenie jest kierowane zarówno do osób rozpoczynających pracę z e-Doręczeniami w sprawach egzekucyjnych, jak i do praktyków, którzy potrzebują uporządkować zasady i zweryfikować dotychczasowy sposób działania.

konsultantka wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów i systemów EZD, trenerka oraz praktyczka administracji publicznej z 35-letnim doświadczeniem zawodowym. Od 2011 r. zajmuje się wdrażaniem i porządkowaniem elektronicznego zarządzania dokumentacją, organizacją obiegu spraw, analizą procesów, bezpieczeństwem informacji i przygotowaniem jednostek do pracy w środowisku cyfrowym. Pełniła m.in. funkcje kierownicze w obszarze IT, koordynowała wdrożenia, uczestniczyła w audytach, pracach związanych z systemami zarządzania bezpieczeństwem informacji, ciągłością działania i ochroną danych. Doświadczenie zdobywała w administracji skarbowej i projektach cyfryzacyjnych administracji publicznej, w tym przy wdrożeniach systemów elektronicznego obiegu dokumentów. W pracy szkoleniowej łączy znajomość procedur kancelaryjnych, EZD i e-Doręczeń z praktycznym spojrzeniem na role, odpowiedzialność pracowników oraz ryzyka organizacyjne. Prowadzi szkolenia i konsultacje dla jednostek samorządu terytorialnego oraz innych podmiotów publicznych z zakresu e-Doręczeń, EZD, instrukcji kancelaryjnej, archiwizacji dokumentacji elektronicznej, organizacji pracy i bezpieczeństwa obiegu dokumentów. Jest autorką programów szkoleniowych i materiałów wdrożeniowych tworzonych na podstawie realnych procesów i problemów jednostek. W szkoleniach stawia na precyzyjne wyjaśnianie przepisów, analizę przypadków oraz rozwiązania, które uczestnicy mogą zastosować w swojej jednostce bezpośrednio po szkoleniu.