Archiwizacja dokumentacji pracowniczej, w szczególności akt osobowych

Prawidłowe prowadzenie, elektronizacja i archiwizacja dokumentacji pracowniczej wymagają znajomości aktualnych przepisów oraz wytycznych archiwów państwowych. Podczas szkolenia omówione zostaną praktyczne zasady postępowania z aktami osobowymi i pozostałą dokumentacją pracowniczą, w tym procedury zmiany postaci dokumentacji oraz skracania okresów jej przechowywania.
Szkolenie ma praktyczny charakter i daje możliwość konsultacji problematycznych zagadnień z doświadczonym ekspertem.

• Zdobycie wiedzy na temat przepisów regulujących zarządzanie dokumentacją pracowniczą, w tym aktami osobowymi.
• Poznanie zasad elektronizacji dokumentacji pracowniczej oraz wymagań dotyczących zmiany jej postaci.
• Nabycie umiejętności prawidłowej archiwizacji dokumentacji zgodnie z wymaganiami archiwów państwowych.
• Poznanie zasad ustalania i skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej.
• Uporządkowanie wiedzy dotyczącej zabezpieczania, udostępniania i ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej.
• Otrzymanie możliwości konsultacji indywidualnych problemów i wątpliwości z ekspertem.

1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej przed 1 stycznia 2019 r. a rodzaje dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019r.
2. Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą:
• Kodeks pracy i akty wykonawcze do Kodeksu pracy.
• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi.
• Regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO).
• Wytyczne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
3. Układ, gromadzenie i elektronizacja dokumentacji pracowniczej:
• Zasady układu i zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie).
• Czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?
• Techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania wobec systemów teleinformatycznych.
4. Wartościowanie archiwalne i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej:
• Wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej.
• Zasady skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej.
• Którym dokumentom wydłuża się czas przechowywania a którym skraca i od czego to zależy?
• Jaki jest wpływ nowych regulacji na dotychczasowe akta osobowe, w szczególności te przechowywane w archiwach.
5. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej:
• Zasady kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych.
• Zasady zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej.
• Zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym.
• Porządkowanie akt osobowych.
• Czy, kiedy i co można dokładać do akt osobowych, w szczególności archiwalnych akt osobowych?
• Sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne.
• Sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach.
6. Odpowiedzi na pytania.

Pracownicy administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych (np. szkoły, przedszkola, ośrodki kultury, centra usług wspólnych, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej), w szczególności archiwiści i zarządcy dokumentacji, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, pracownicy zobowiązani do porządkowania i archiwizacji dokumentacji.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją z uwzględnieniem e-doręczeń” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2025).