KSeF – wystawianie i odbieranie faktur. Praktyka stosowania KSeF. Nowe zasady JPK_VAT

• Przekazywane informacje będą dotyczyć zasad funkcjonowania nowego sposobu fakturowania (sporządzania, wysyłania oraz odbierania faktur).
• Przedstawione zostaną zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych, w tym zasady wystawiania w odniesieniu do konkretnych kategorii transakcji występujących w jst.
• Przedstawione zostaną również aspekty techniczne, organizacyjne i prawne związane z procesem obsługi KSeF, w tym problematyka generowania i stosowania certyfikatów KSeF (jako narzędzi uwierzytelniających), a także korzystania z KSeF poprzez bezpłatne narzędzie MF (Aplikacja Podatnika KSeF) oraz oprogramowanie komercyjne.
• Omówione zostanie zagadnienie dotyczące możliwości zamieszczania na fakturach zakupowych dodatkowych danych (takich jak: nazwa osiedla czy sołectwa, projektu inwestycyjnego, danych pracownika dokonującego zakupu itp.).

• Zdobycie praktycznych informacji o zagadnieniach związanych z procesem wystawiania e-faktur w administracji publicznej, w szczególności jst z uwzględnieniem sposobu ich funkcjonowania.
• Uzyskanie informacji w zakresie zasadności zmian wzorców zawieranych przez jst umów (w szczególności w odniesieniu do postanowień dotyczących terminów płatności, zasad doręczenia faktur i ich załączników).
• Zdobycie wiedzy dotyczącej przewidywanych opcji, umożliwiających przyporządkowanie faktur zakupowych do poszczególnych jednostek organizacyjnych.

1. Nowy system fakturowania – wprowadzenie oraz zagadnienia ogólne:

• Podstawy prawne.
• Założenia dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur i nowego sposobu fakturowania.
• Rodzaje faktur w 2026 r.
• Okresy i zasady przejściowe.

2. Obsługa KSeF oraz zasady fakturowania:

• Tryby wystawiania faktur.
• Podstawowe tryby wystawiania faktur – online oraz offline24.
• Nadzwyczajne tryby wystawiania faktur – niedostępność KSeF, awaria KSeF oraz awaria całkowita KSeF.
• W jaki sposób należy postępować, gdy KSeF nie będzie działać?
• Bezpłatne narządzenia do obsługi KSeF – podstawowe funkcjonalności i ograniczenia.
• Komercyjne oprogramowanie obsługujące KSeF – podstawowe zasady wykorzystywania.
• Różnice w obsłudze KSeF w przypadku narzędzi bezpłatnych (Aplikacja Podatnika KSeF) a oprogramowania komercyjnego.
• Co to są certyfikaty KSeF? W jaki sposób uzyskuje się certyfikaty KSeF?
• Jaka jest różnica w certyfikatach wydanych na osobę a certyfikatach wydanych na podmiot?
• Jaka jest różnica pomiędzy pieczęcią elektroniczną a certyfikatem KSeF?
• Dlaczego z certyfikatu wydanego na osobę może korzystać tylko osoba, która go wygenerowała?
• Problematyka zakazu udostępniania (przekazywania do ogólnego stosowania) certyfikatów wydanych na osobę.
• Procedury bezpieczeństwa związane z posiadaniem przez samorząd pieczęci elektronicznej. Kto i na jakich zasadach może korzystać z pieczęci elektronicznej?

3. Wystawianie faktur w KSeF:

• Podstawowe zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
• Struktura (części) faktury ustrukturyzowanej.
• Rodzaje faktur sprzedażowych w KSeF:
  • podstawowa,
  • korygująca,
  • zaliczkowa,
  • rozliczeniowa. 
• Data albo okres, którego dotyczy faktura:
  • wspólna dla całej faktury data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
  • okres, którego dotyczy faktura – w przypadkach, o których mowa w art. 19a ust. 3 zdanie pierwsze i ust. 4 oraz ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT,
  • różne daty dla poszczególnych towarów lub usług,
  • data wystawienia jest taka sama jak data wykonania czynności lub data wykonania czynności nie jest określona na moment wystawienia faktury.
• Faktury dokumentujące najem (dzierżawę) na cele użytkowe.
• Faktury dokumentujące rozliczanie opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego.
• Zasady wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
• Wystawianie faktur dotyczących sprzedaży zwolnionej przedmiotowo z VAT.
• Faktury dokumentujące najem lokali mieszkalnych na cele mieszkalne.
• Fakturowanie usług dzierżawy gruntów rolnych na cele rolnicze.
• Sprzedaż nieruchomości przez jednostkę samorządu:
  • zasady wystawienia faktury w związku z wadium (obowiązek podatkowy, moment wystawienia),
  • zaliczkowa faktura dotycząca sprzedaży nieruchomości,
  • faktura rozliczająca (końcowa) dotycząca sprzedaży nieruchomości.
• Faktury na rzecz podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, stowarzyszeń, fundacji, klubów sportowych – w jaki sposób należy wystawiać oraz doręczać?
• Zasady wystawiania faktur dokumentujących świadczenie usług dostarczania wody oraz odprowadzania ścieków, w tym:
  • zamieszczanie danych dodatkowych na fakturach,
  • załączniki do faktur i ich przesyłanie,
  • kwota do zapłaty „na fakturze” a całkowite zobowiązanie nabywcy usług (kwestia zaległości i ich wykazywania oraz informowania).

4. Nowe zasady sporządzania ewidencji VAT (JPK_VAT z deklaracją):

• Nowelizacja rozporządzenia dotyczącego JPK_VAT od 1 lutego 2026 r.
• Jakie są nowe zasady sporządzania ewidencji sprzedaży VAT?
• Jakie są nowe zasady sporządzania ewidencji zakupów VAT?
• W jakich sytuacjach stosować oznaczenia OFF, BFK oraz DI?
• Kiedy podatnik będzie zobowiązany do dodatkowego skorygowania części ewidencyjnej JPK_VAT?

5. Faktury dokumentujące zakupy towarów i usług:

• Problematyka umów zawieranych przez jednostki samorządu. 
• Analiza konieczności zmian w obowiązujących umowach oraz stosowanych wzorcach dokumentów.
• Likwidacja not korygujących.
• Sposoby i możliwości zamieszczania na fakturach dodatkowych danych i informacji:
  • wykorzystanie pola Podmiot3 z identyfikatorem wewnętrznym (IDWew),
  • wykorzystanie pola Podmiot3 bez stosowania identyfikatora wewnętrznego,
  • wykorzystanie pola Podmiot3 ze wskazaniem roli,
  • wykorzystanie elementu faktury ustrukturyzowanej „DodatkowyOpis”,
  • wykorzystanie elementu faktury ustrukturyzowanej „Pozostałe informacje”.
• Sposoby postępowania z fakturami niezawierającymi danych dotyczących jednostki organizacyjnej będącej faktycznym nabywcą (tzw. faktury „sieroty”). 
• Problematyka różnić w treści faktur odbieranych poprzez KSeF a przesyłanych w dotychczasowy sposób (np. różnice w fakturach odebranych e-mailowo lub poprzez ebook, a otrzymywanych poprzez KSeF).

Skarbnicy, główni księgowi i księgowi; wszystkie osoby, zajmujące się wystawianiem faktur w jednostkach administracji publicznej, w szczególności w jst i jednostkach podległych.

Partner, radca prawny kierujący Działem Prawa Podatkowego w dużej Kancelarii Prawnej w Poznaniu, szkoleniowiec specjalizujący się w sprawach związanych z rozliczeniami jst oraz spółek komunalnych w zakresie podatku od towarów i usług oraz podatku od nieruchomości. W ramach bieżącej praktyki przede wszystkim doradza jednostkom samorządu terytorialnego w sprawach związanych z optymalnym rozliczaniem podatku od towarów i usług, rozliczania zadań powierzanych do realizacji spółkom komunalnych, a także w sprawach realizacji samorządowych projektów inwestycyjnych, w tym finansowanych ze środków zewnętrznych.