Tworzenie dokumentów na każdym etapie postępowania kontrolnego

Na proponowanym szkoleniu przekażemy praktyczną wiedzę oraz zaprezentujemy i poddamy analizie przykładowe dokumenty wykorzystywane w postępowaniu kontrolnym. Uczestnicy szkolenia otrzymają praktyczne wskazówki oraz przykładowe wzory dokumentów wykorzystywanych w procesie kontroli, które mogą następnie wykorzystać w swojej bieżącej pracy. Szkolenie nastawione jest przede wszystkim na pokazanie praktycznych przypadków, jak również na wspólną analizę przykładowych dokumentów pokontrolnych.

W trakcie szkolenia ustosunkujemy się do zdarzeń, które mogą wystąpić w procesie kontrolnym takich jak np.

• utrudnianie kontroli przez podmiot kontrolowany;
• upłynięcie czasu na przeprowadzenie kontroli w sytuacji gdy kontrolujących nie zdążyli należycie zbadać zakresów kontrolnych;
• długotrwałe absencje pracowników kontrolujących: planowe i nieplanowe;
• niezrealizowanie wszystkich zaplanowanych na dany rok kontroli; konieczność zmiany zakresu kontroli.

Uczestnictwo w szkoleniu pozwoli usystematyzować wiedzę w zakresie tworzenia dokumentacji na każdym z etapów prowadzonego postępowania kontrolnego. Poparte będzie licznymi, praktycznymi przykładami, wskazówkami i rozwiązaniami odnoszącymi się do najczęstszych sytuacji w przebiegu kontroli. Jest to szkolenie zarówno dla osób rozpoczynających pracę w komórce kontroli, jak również dla osób, które chcą doskonalić swój warsztat pracy.

• Zdobycie i poszerzenie wiedzy teoretycznej i praktycznej z zakresu tworzenia dokumentacji w postępowaniu kontrolnym;
• Szczegółowe omówienie kwestii prawidłowego dokumentowania ustaleń kontroli w tym ustnych wyjaśnień składanych przez pracowników podmiotu kontrolowanego;
• Przekazanie porad co zrobić w sytuacji gdy pracownicy podmiotu kontrolowanego odmawiają złożenia ustnych lub/i pisemnych wyjaśnień;
• Wskażemy jak prawidłowo sporządzać dokumentację zdjęciową; postępowania w sytuacji ujawnienia naruszeń wykraczających poza zakres objęty kontrolą.
• Prezentacja wzorów dokumentów opracowywanych w trakcie przygotowania, przeprowadzania oraz opracowania wyników kontroli wraz z omówieniem istotnych ich elementów;
• Poszerzenie praktycznych umiejętności z zakresu opracowywania dokumentacji pokontrolnej;
• Ugruntowanie i uzupełnienie wiedzy dotyczącej zasad i sposobów dokumentowania procesu kontrolnego;
• Zdobycie lub udoskonalenie umiejętności przygotowania dokumentacji pokontrolnej.

1) Etapy postępowania kontrolnego – planowanie kontroli; przygotowanie do przeprowadzenia kontroli; przeprowadzenie czynności kontrolnych (w siedzibie lub/i poza siedzibą podmiotu kontrolowanego); opracowanie wyników kontroli.
2) Prezentacja i omówienie dokumentów wytwarzanych na każdym z etapów postępowania kontrolnego:

1. program kontroli;
2. upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
3. oświadczenia o braku lub istnieniu podstaw do przeprowadzenia kontroli;
4. informacja - zawiadomienie o przeprowadzeniu kontroli dla kierownika podmiotu kontrolowanego;
5. dokumentacja w zakresie kontroli doraźnych (informacja po kontroli doraźnej);
6. dowody kontroli – prezentacja i omówienie zasad sporządzania m.in.

• protokołów z oględzin lub/i wizji lokalnych;
• protokołów przyjęcia ustnych wyjaśnień składanych przez pracowników kontrolowanego podmiotu, w tym również zasad postępowania w sytuacjach gdy przedstawiciel podmiotu kontrolowanego odmawia podpisania złożonych wyjaśnień;
• omówienie zasad i standardów sporządzania dokumentacji zdjęciowej lub/i nagrań wideo/audio;

7. protokół pokontrolny – omówienie zasad, standardów i dobrych praktyk w zakresie właściwego, zrozumiałego dla odbiorcy opisu stanu faktycznego ustalonego w postępowaniu kontrolnym; 
8. projekt wystąpienia pokontrolnego - omówienie zasad, standardów i dobrych praktyk w zakresie właściwego, zrozumiałego dla odbiorcy opisu stanu faktycznego ustalonego w postępowaniu kontrolnym; 
9. wystąpienie pokontrolne - omówienie zasad, standardów i dobrych praktyk w zakresie właściwego, zrozumiałego dla odbiorcy formułowania zaleceń i/lub wniosków pokontrolnych;
10. pisma – odpowiedzi na wniesione przez podmiot kontrolowany zastrzeżenia, w których uwzględnienia się lub oddala w całości lub części wniesione zastrzeżenia - omówienie zasad, standardów i dobrych praktyk w zakresie właściwego, zrozumiałego dla odbiorcy formułowania ich treści;
11. zawiadomienia do innych organów (m.in. rzecznik dyscypliny finansów publicznych, prokuratura, urząd skarbowy).

3) Zasady prowadzenia akt kontroli.
4) Standardy sprawozdawcze w kontroli.
5) Monitorowanie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych.
6) Podsumowanie zajęć oraz odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.

Osoby wykonujące zadania z zakresu kontroli wewnętrznej w urzędach administracji publicznej, jednostkach im podległych, instytucjach; osoby zarządzające lub koordynujące zadania z zakresu kontroli wewnętrznej w urzędach, jednostkach, instytucjach; kontrolerzy wewnętrzni; pracownicy realizujący zadania kontrolne z zakresu nadzoru nad jednostkami podległymi; pracownicy zobowiązani do kontroli i rozliczania dotacji udzielanych m. in. w ramach współpracy z organizacjami pozarządowymi; osoby zainteresowane tematyką szkolenia

Długoletni pracownik samorządowy, aktywny kontroler i wieloletni praktyk w zakresie kontroli oraz zarządzania, w tym zarządzania komórką kontroli wewnętrznej. Doświadczony trener. Ukończone studia podyplomowe z zakresu zarządzania w administracji publicznej oraz z zakresu audytu wewnętrznego.