Zasady udzielania zamówień publicznych poniżej 170 tys. zł z uwzględnieniem zasady konkurencyjności. Doskonalenie procedur wewnętrznych w zakresie zamówień publicznych

Przy udzielaniu zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Pzp, zamawiającego, pomimo dość dużej swobody w doborze mechanizmów udzielania zamówień, ściśle wiążą zasady dot. wydatkowania środków publicznych. Zasady te mają fundamentalne znaczenie dla organizacji „małych zamówień publicznych” w kontekście zarówno racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych, ale też efektywności finansowej, ekonomicznej, jak i zarządczej jednostek sektora finansów publicznych.

Dodatkowym problemem jest ścieranie się rozbieżnych interpretacji dotyczących przepisów prawa oraz zasad udzielania zamówień publicznych, które zamawiający musi zastosować. Dlatego obok omówienia przykładowych rozwiązań i procedur udzielania zamówień wyłączonych z Pzp, zdefiniujemy zakres przepisów prawa i uzasadnienie podstaw ich stosowania.

Ważnym aspektem, którym zajmiemy się podczas szkolenia będzie także problematyka skutecznych procedur wewnętrznych, które w związku ze zmianami dot. progu stosowania ustawy Pzp oraz progów unijnych powinny być odpowiednio zmodyfikowane. Zmiana wartości progów to podstawa nie tylko do wprowadzenia zmian wartościowych, ale przede wszystkim to doskonała okazja do przeglądu struktury oraz zakresu procedur wewnętrznych w celu ich ulepszenia.

• omówienie prawnych aspektów udzielania zamówień wyłącznych z Pzp, z określeniem przepisów prawa oraz zasad, które należy stosować z uzasadnieniem podstaw ich stosowania,
• przedstawienie i omówienie przykładowych mechanizmów wpływających na sprawną organizację i efektywne udzielanie „małych” zamówień, dostosowanych do potrzeb konkretnej jednostki organizacyjnej oraz do rodzaju i przedmiotu zamówienia,
• omówienie istoty procedur wewnętrznych umożliwiających sprawne zarządzanie procesem zakupowym, przy zapewnieniu efektywnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych oraz racjonalnego i celowego dokonywania zakupów,
• przedstawienie praktycznych rozwiązań w zakresie organizacji procedur udzielania zamówień wyłączonych z Pzp, z uwzględnieniem zasad wydatkowania środków publicznych,
• rozstrzygniemy najczęściej powtarzające się wątpliwości i problemy przy organizacji i udzielaniu zamówień wyłączonych, dotyczące m.in. zakresu swobody opisywania przedmiotu zamówieniu poprzez nazwy własne, szacowania wartości zamówienia (czy mamy obowiązek i czy musimy zastosować przepisy Pzp w tym zakresie), zasady jawności, formy oferty i dokumentów, które mają być złożone przez wykonawców, formy umów oraz zasad dokonywania w nich zmian.

1. Zasady dotyczące zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Pzp:

• zakres stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych oraz dyrektyw unijnych dot. zamówień publicznych w zamówieniach wyłączonych z Pzp,
• zasady udzielania zamówień publicznych i wydatkowania środków publicznych w kontekście zamówień wyłączonych z Pzp,
• Komunikat Komisji Europejskiej dot. udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych - wpływ na procedury i zasady udzielania zamówień wyłączonych z Pzp,
• przepisy prawa, które należy uwzględnić przy organizacji oraz udzielaniu „małych” zamówień,
• przepisy prawa, które warto uwzględnić przy organizacji oraz udzielaniu „małych” zamówień.

2. Szacowanie wartości zamówienia:

• zamówienia wyłączone z Pzp a szacowanie wartości zamówienia - ustawowe (Pzp) czy własne zasady szacowania wartości zamówienia?
• „test tożsamości” jako mechanizm agregowania zamówień w kontekście ustalenia wartości zamówienia,
• szacowanie wartości w przypadku różnych źródeł finansowania zamówienia publicznego,
• metody i źródła informacji do szacowania zamówień,
• szacowanie wartości zamówień,
• dokumentowanie szacowania wartości zamówienia.

3. Organizacja postępowań dla zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania nowej ustawy Pzp:

• tryby udzielania zamówień: ofertowy, negocjacyjny, przetarg wg Kodeksu Cywilnego, zakupy „w sklepie - z półki”, mieszany,
• przykładowe ścieżki postępowania dla zamówień wyłączonych,
• efektywne formy upublicznienia zamówienia
• pojęcie oferty w Kodeksie cywilnym w odniesieniu do zamówień wyłączonych – forma, treść oraz zasady składania,
• jak określić podmiotowe warunki udziału wykonawców w postępowaniu,
• przedmiotowy zakres zamówienia - poprawny opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, warunki realizacji zamówienia,
• ocena i wybór oferty najkorzystniejszej,
• zasada jawności w zamówieniach wyłączonych z Pzp,
• dokumentowanie postępowania,
• umowa w zamówieniach „podprogowych” - forma oraz podstawa prawna zawarcia umowy (czy zawsze wymagana jest forma pisemna), dopuszczalność zmian umowy.

4. Zamówienia wyłączone z Pzp w projektach unijnych wg Wytycznych kwalifikowania wydatków:

• procedury udzielania zamówień poniżej 80 tys. zł,
• zasada konkurencyjności – ścieżka postępowania,
• komunikacja w postępowaniu,
• etapy badania i oceny ofert oraz wybór oferty najkorzystniejszej
• protokół postępowania - zakres informacji oraz zasady udostępniania.

5. Procedury wewnętrzne systemu zamówień publicznych – zasady tworzenia oraz aktualizacji (zmiana wartości progów w ustawie Prawo zamówień publicznych jako pretekst nie tylko do aktualizacji, ale również do modyfikacji procedur wewnętrznych):

• cel wewnętrznych procedur w zakresie zamówień publicznych – po co nam kolejny dokument?
• podstawa prawna i faktyczna wdrażania wewnętrznych procedur – obowiązek czy możliwość?
• procedury a regulamin – komplementarność z innymi wewnętrznymi regulacjami i przepisami,
• podział zadań w strukturze organizacyjnej,
• decyzyjność i odpowiedzialność,
• błędy i pułapki - na co zwrócić szczególną uwagę przy tworzeniu lub zmianach w regulaminach wewnętrznych.

szkolenie skierowane jest do pracowników jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych, jednostek administracji rządowej - odpowiedzialnych za dokonywanie zakupów, dla których wyłączony jest obowiązek stosowania ustawy Pzp:

• (szkoły, przedszkola, OPS, PCPR, urzędy gmin, starostwa powiatowe, urzędy wojewódzkie, wojewódzkie inspektoraty),
•  audytorzy wewnętrzni oraz pracownicy komórek kontroli wewnętrznej oraz pracownicy odpowiedzialni za kontrolę zarządczą (w zakresie tworzenia i wdrażania wewnętrznych procedur zakupowych).

Specjalista zamówień publicznych, kontroli projektów oraz funduszy unijnych, jak również kontroli zarządczej i funkcjonowania administracji publicznej. Aktywny doradca zamawiających i wykonawców w procesie udzielania zamówień publicznych oraz beneficjentów funduszy unijnych w zakresie realizacji projektów.