Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w kontekście zmian kodeksu pracy w 2023 r. a ochrona danych osobowych (RODO)

• Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom wiedzy, wymagań́ i praktycznych rozwiązań́ pozwalających na przystosowanie procesów przetwarzania danych osobowych w ramach zatrudnienia i rekrutacji do wymogów wynikających z unijnego rozporządzenia w kontekście najnowszych zmian w prawie pracy.
• Wszystkie przedstawione zagadnienia zostaną oparte o studium przypadku i omówione na przykładach.

1. Ogólne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej - obowiązki pracodawcy dotyczące dokumentacji pracowniczej wynikające z art.94 KP:
• zasada kontynuowania prowadzenia dokumentacji pracowniczej przy ponownym zatrudnieniu pracownika,
• obowiązki informacyjne pracodawcy przy ustaniu zatrudnienia,
• zasady niszczenia dokumentacji pracowniczej,
• forma papierowa i elektroniczna dokumentacji pracowniczej (digitalizacja) – zasady tworzenia i zamiany formy,
• warunki skrócenia terminu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
2. Dokumentacja pracownicza po planowanych zmianach Kodeksu pracy m.in. w wyniku implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE. L Nr 186, str. 105)i dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE. L. Nr 188, str. 79) z przykładami dokumentów:
• nowa treść umowy o pracę, w tym na okres próbny,
• rozszerzona informacja dodatkowa o warunkach zatrudnienia,
• wniosek pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny o podanie przez pracodawcę przyczyny wypowiedzenia umowy (+ odpowiedź pracodawcy),
• wnioski pracowników o bardziej przewidywalne i przejrzyste warunki zatrudnienia (+ odpowiedź pracodawcy),
• wniosek o urlop opiekuńczy,
• wniosek pracownika o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych,
• nowe okoliczności wnioskowania o elastyczną organizacji pracy (+ odpowiedź pracodawcy).
3. Skutki wprowadzenia do Kodeksu pracy możliwości kontroli przez pracodawców obowiązku trzeźwości lub obecności w organizmie pracowników innych środków działających podobnie do alkoholu (nowela KP z 1.12.2022 r.):
• przykład zapisów w regulaminie pracy,
• obowiązek informacyjny pracodawcy,
• wyniki badań trzeźwości w dokumentacji pracowniczej + imienne upoważnienia pracowników do przeprowadzania badania.
4. Wprowadzenie w Kodeksie pracy zasad pracy zdalnej (nowela KP z 1.12.2022 r):
• postanowienia umowy o pracę lub aneksu o pracę zdalną,
• regulamin pracy zdalnej w tym polityka ochrony danych osobowych,
• polecenie wykonywania pracy zdalnej (pracodawcy),
• wniosek każdej o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy,
• zgłoszenie wypadku podczas pracy zdalnej, zasady dokonania oględzin miejsca wypadku,
• wniosek o praca zdalną „okazjonalną” (+ odpowiedź pracodawcy).
5. Aktualne stanowiska PIP i MRPiPS w zakresie zmian w zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej od 2019 r.
6. Omówienie przykładowych dokumentów gromadzonych w aktach osobowych.
7. Pozostała dokumentacja pracownicza, w tym m.in. w zakresie czasu pracy i urlopów pracowniczych, zwolnienia okolicznościowe.
8. Rejestry i dokumentacja z zakresu wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy do domu .
9. Zakres ochrony danych osobowych w dokumentacji pracowniczej wynikający z RODO - Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. i przepisów krajowych .m.in. czas przetwarzania, podstawy prawne, upoważnienia do przetwarzania, dokumenty, oświadczenia , zaświadczenia – przechowywane obligatoryjnie lub okazywane do wglądu itp.
10. Dokumentacja zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - oświadczenia, zaświadczenia, wnioski, umowy itp.
11. Pytania uczestników Forum.

Udział w pracach Forum to jedna ze ścieżek rozwoju osobistego, jakże niezbędnego aby profesjonalnie realizować swoje obowiązki. To także możliwość wymiany doświadczeń pomiędzy pracownikami zajmującymi się tą samą tematyką w innej jednostce w województwie. Zachęcamy do współpracy Państwa współpracy, zrzeszenia się w ramach Forum i udziału organizowanych szkoleniach.

Szczegółowe informacje dotyczące Forum znajdujące się w serwisie www FRDL w zakładce Fora - Forum Inspektorów Ochrony Danych Osobowych

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego i studiów podyplomowych w zakresie prawa pracy na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. W latach 1994-2007 zawodowo związany z Państwową Inspekcją Pracy (nadinspektor pracy w Sekcji Informacji i Promocji Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku). Doświadczony wykładowca, stały współpracownik Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej. Czynny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, który posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych.