Archiwizacja dokumentacji zamówień publicznych w podmiotach państwowych i samorządowych

Podczas szkolenia w sposób jasny i zrozumiały przeanalizujemy proces tworzenia i gromadzenia dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi. Omówione  będą również zasady archiwizacji tej dokumentacji, ustalanie okresów przechowywania akt i odpowiedzialność twórców tych za teczki zamknięte. Poruszymy również zasady korzystania z dokumentacji przekazanej do archiwum. Zapraszamy na zajęcia prowadzone  przez eksperta, doświadczonego archiwistę, specjalistę ds. zarządzania dokumentacją najnowszą , który podczas szkoleń przekazuje praktyczne rozwiązania.

• Omówienie całokształtu zagadnień kancelaryjno-archiwalnych odnoszących się wprost do dokumentacji zamówień publicznych.
• Przekazywane na szkoleniu treści poparte zostaną licznymi przykładami.
• Uczestnicy pozyskają komplet wzorcowych formularzy niezbędnych przy ewidencjonowaniu teczek.

1. Zasady prowadzenia dokumentacji w komórkach przetargowych w oparciu o procedury kancelaryjno-archiwalne.
2. Dokumentacja zamówień publicznych podmiotów samorządowych i państwowych w jednolitych rzeczowych wykazach akt.
3. Okresy przechowywania dokumentacji w świetle prawa krajowego i przepisów unijnych.
4. Jak ustalić komórkę merytoryczną w procesie gromadzenia dokumentacji i jakie są jej obowiązki.
5. Czy zamówienia publiczne są papierowe, czy elektroniczne? Problem wyboru systemu do wykonywania czynności kancelaryjnych.
6. Czy każda teczka ma mieć spis spraw? Pojęcie dokumentacji „nietworzącej akt spraw”. Zasady znakowania wpływów (pisma, a sprawy).
7. Etapy porządkowania zakończonej dokumentacji zamówień publicznych. Różnice w przekazywaniu teczek do archiwum zakładowego i składnicy akt.
8. Elementy opisu teczek i ewidencjonowanie dokumentacji.
9. Kiedy i jaką dokumentację należy oddać do archiwum, a jakie teczki można pozostawić na stanowisku pracy.
10. Kancelaryjno-archiwalny kontekst RODO. 
11. Zasady rozliczania się z aktami nieprzydatnymi (brakowanie a niszczenie) i udział komórek przetargowych w wartościowaniu akt.
12. Korzystanie z dokumentacji przekazanej do archiwum (udostępnianie a wycofanie akt).
 

Zapraszamy przede wszystkim osoby prowadzące zamówienia publiczne w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także osoby odpowiedzialne za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt, takich jak urzędy miast i gmin, starostwa, urzędy administracji państwowej, instytucje wymiaru sprawiedliwości, gminne i powiatowe jednostki organizacyjne i wszystkich zainteresowanych.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.