Seminarium kwalifikacyjne dla archiwistów USC

Podczas dwudniowego seminarium uczestnicy uzupełnią wiedzę z zakresu prowadzenia dokumentacji w Urzędzie Stanu Cywilnego, ale przede wszystkim szczegółowo poznają procesy archiwizacyjne. W USC funkcjonuje archiwum zakładowe, na którym ciążą ustawowe obowiązki w zakresie przechowywania i zabezpieczenia akt, ewidencjonowania, udostępniania, brakowania dokumentacji oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Szkolenie skierowane jest do kierowników i pracowników USC, a jego program został ułożony w ten sposób, by przygotować osoby odpowiedzialne za prowadzenie archiwum USC do realizacji spoczywających na nich zadań oraz uchronić od błędów i nieprawidłowości w praktycznym stosowaniu przepisów.

Zdobycie wiedzy i umiejętności praktycznych, wymaganych od osób, które są odpowiedzialne za prowadzenie archiwum zakładowego USC. Program szkolenia jest dostosowany do specyfiki USC (dedykowany archiwum w USC), odpowiada zakresowi kursu archiwalnego I stopnia. Ukończenie seminarium będzie poświadczone certyfikatem, który daje formalną możliwość wykonywania zadań archiwisty zakładowego w USC.

1. Podstawy prawne zarządzania dokumentacją (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, akty prawne wydane na podstawie ustawy archiwalnej).
2. Normatywy kancelaryjno-archiwalne, regulujące postępowanie z dokumentacją w USC (zakres przedmiotowy i znaczenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej).
3. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji w urzędzie.
4. Porządkowanie dokumentacji w USC (etapy prac porządkowych, przynależność zespołowa, segregacja i systematyzacja, opis teczek rzeczowych, inwentaryzacja). Identyfikacja dokumentacji własnej, odziedziczonej i obcej.
5. Organizacja archiwum zakładowego. Wymogi lokalowe i techniczne zabezpieczenie dokumentacji. Prawa i obowiązki archiwisty zakładowego.
6. Zasób archiwalny i środki ewidencyjne dokumentacji (rodzaje spisów zdawczo-odbiorczych, druki i formularze archiwalne). Konstrukcja sygnatury archiwalnej i rola wykazu spisów zdawczo-odbiorczych.
7. Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym (wypożyczenia na potrzeby wewnętrzne, kwerendy archiwalne). Procedura wycofania dokumentacji z archiwum.
8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (cel i realizacja procedury usuwania dokumentacji).
9. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego wg. obowiązujących standardów (opis teczek rzeczowych, zabezpieczenie techniczne materiałów, ewidencja, przygotowanie notatki informacyjnej).
10. Zasady i warunki przeprowadzania kontroli. Najczęściej stwierdzane uchybienia w prawidłowym przyjmowaniu, przechowywaniu i zabezpieczeniu dokumentów archiwalnych. Przyjęcie protokołu kontroli, uzgadnianie. Wystąpienie pokontrolne. Realizacja zaleceń pokontrolnych.
11. Konserwacja i zabezpieczenie materiałów archiwalnych (księgi, alegata, skorowidze).
12. Testowy egzamin kwalifikacyjny.

Kierownicy i pracownicy urzędów stanu cywilnego realizujący zadania archiwisty USC

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.