Porządkowanie dokumentacji w podmiotach państwowych i samorządowych

Osoby zatrudnione w jednostkach państwowych i samorządowych, które w ramach czynności służbowych obowiązane są porządkować, archiwizować dokumentację; oraz osoby, które prowadzą archiwa zakładowe i składnice akt.

• Omówienie obowiązujących zasad archiwizacji dokumentacji, ustalanie okresów przechowywania akt i odpowiedzialność archiwistów za przejętą do archiwum dokumentację.
• Analiza formularzy i środków ewidencyjnych stosowanych przez archiwistów zakładowych w kontekście procedur archiwalnych.
• Realizacja zapisów Instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe.

Uczestnicy pozyskają komplet wzorcowych formularzy niezbędnych przy ewidencjonowaniu dokumentacji.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich MBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasookresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.

1. Identyfikacja formularzy i środków ewidencyjnych stosowanych w archiwach zakładowych i składnicach akt.
2. Spisy zdawczo-odbiorcze dla dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych - skąd je pobrać, jak przygotować i wdrożyć do stosowania.
3. Ewidencja udostępniania (karty i protokoły udostępnień, protokoły wycofania, rejestr wypożyczeń, itp.).
4. Opracowanie materiałów archiwalnych i ich ewidencja. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych.
5. Inwentaryzacja dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (B, BE i Bc) i procedura brakowania.
6. Konsekwencje tworzenia ewidencji sumarycznej dla archiwisty (spisy zdawczo-odbiorcze, spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu, spis materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, itp.).
7. Specyficzne rodzaje dokumentacji (koperty dowodowe osób zmarłych, teczki pracownicze, akta kierowców, projekty UE, dokumentacja techniczna), a ich ewidencja.
8. Tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych dla dokumentacji różnego rodzaju: aktowa, techniczna, kartograficzna, audiowizualna.
9. Ewidencja informatycznych nośników danych (płyty CD, dyski zewnętrzne). Protokoły uszkodzenia nośników.
10. Konsekwencje prowadzenia wykazu spisów zdawczo-odbiorczych dla sygnatury archiwalnej.
11. Zasada weryfikacja kwalifikacji archiwalnej, definiowanie tzw. kategorii archiwalnej wyższej, uzupełnianie danych w ewidencji.
12. Kancelaryjno-archiwalny kontekst RODO.