Archiwizacja dokumentacji finansowo-księgowej w podmiotach państwowych i samorządowych

Podczas szkolenia przeanalizujemy proces tworzenia i gromadzenia dokumentacji związanej z finansami i księgowością. Omówione zostaną także zasady archiwizacji tej dokumentacji, ustalanie okresów przechowywania akt i odpowiedzialność twórców za teczki zamknięte. Przedstawimy aktualne wzory wykazów akt proponowane przez archiwa państwowe w części dotyczącej finansowania działalności jednostki.

• Omówienie całokształtu zagadnień kancelaryjno-archiwalnych odnoszących się wprost do dokumentacji finansowo-księgowej.
• Przekazywane na szkoleniu treści poparte zostaną licznymi przykładami.
• Uczestnicy pozyskają komplet wzorcowych formularzy niezbędnych przy ewidencjonowaniu teczek.
• Poznanie elementów wniosku na brakowanie i pozyskanie wiedzy praktycznej na temat sporządzenia koniecznych dokumentów.

1. Charakterystyka dokumentacji finansowo-księgowej w podmiotach samorządowych i państwowych.
2. Zasady prowadzenia dokumentacji w komórkach finansowych w oparciu o procedury księgowe i instrukcję kancelaryjną.
3. Okresy przechowywania dokumentacji w świetle prawa krajowego i przepisów unijnych.
4. Jak ustalić komórkę merytoryczną w procesie gromadzenia dokumentacji i jakie są jej obowiązki.
5. Jednolity rzeczowy wykaz akt podstawą klasyfikacji i kwalifikacji akt finansowo-księgowych.
6. Nowe okresy przechowywania tzw. dokumentacji pracowniczej.
7. Czy każda teczka ma mieć spis spraw? Pojęcie dokumentacji „nietworzącej akt spraw”. Zasady znakowania wpływów (pisma, a sprawy).
8. Etapy porządkowania zakończonej dokumentacji finansowej i księgowej. Różnice w przekazywaniu teczek do archiwum zakładowego i składnicy akt.
9. Elementy opisu teczek i ewidencjonowanie dokumentacji.
10. Kiedy i jaką dokumentację należy oddać do archiwum, a jakie teczki można pozostawić na stanowisku pracy.
11. Kancelaryjno-archiwalny kontekst RODO.
12. Zasady rozliczania się z aktami nieprzydatnymi (brakowanie a niszczenie).

Szkolenie skierowane jest bezpośrednio do osób zatrudnionych w komórkach finansowo-księgowych państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych a także osób odpowiedzialnych za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt, takich jak urzędy miast i gmin, starostwa, urzędy administracji państwowej, instytucje wymiaru sprawiedliwości, gminne i powiatowe jednostki organizacyjne, itp.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.