Aktualizacja prawa archiwalnego w świetle projektowanych zmian w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2024 r.

• Wznowione zostały prace nad projektem ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Celem nowelizacji jest wprowadzenie istotnych regulacji prawnych będących podstawą do implementacji elektronicznej biurowości w podmiotach administracji publicznej. Ustawa ma uzupełnić ramy prawne do powstawania i gromadzenia dokumentacji w postaci dokumentów elektronicznych, w szczególności zaś do prowadzenia spraw w systemie EZD (zmiany do art. 5 i art. 6 ustawy).
• Obecnie brak prawnych uregulowań dla identycznego traktowania odwzorowania cyfrowego dokumentacji sporządzonej w postaci innej niż elektroniczna, stwarza w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych wiele problemów. Planowane zmiany przepisów mają m.in. wprowadzić warunki, pod jakimi wykonane w celu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, odwzorowania cyfrowe dokumentacji, będą mogły zastępować dokumentację sporządzoną w postaci innej niż elektroniczna i być z nią równoważne jako źródło informacji, w tym również o wartości dowodowej i historycznej. Problemem jest również brak powszechnie uznanego standardu umożliwiającego przekazanie/udostępnianie akt spraw prowadzonych w postaci elektronicznej między jednostkami organizacyjnymi. Aktualnie wszelkie cechy dowodowe, czy archiwalne są przypisywane jedynie papierowemu pierwowzorowi. Projektodawca zauważył ponadto wątpliwości co do okresu przechowywania dokumentów elektronicznych (klasyfikacja i kwalifikacja dokumentu elektronicznego ewidencjonowanego).
 

• Krok po kroku zaprezentujemy zakres zmian i omówimy projektowane nowelizacje, w kontekście obecnego stanu prawnego.
• Wskażemy różnice oraz wyszczególnimy nowe rozwiązania kluczowe dla postępowania z dokumentacją w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.
• Pokażemy przyjęty kierunek dla zarządzania dokumentacją elektroniczną (tworzenia, gromadzenia, przechowywania oraz brakowania akt spraw i dokumentacji nietworzącej akt spraw), by podmioty przygotowały się na nadchodzące zmiany.
• Zidentyfikujemy funkcjonalności obligatoryjne dla systemów teleinformatycznych, które mają być środowiskiem przeznaczonym dla przechowywania dokumentów elektronicznych zarządzanych w odpowiedni sposób, tak aby zapewnić do nich bieżący dostęp w długim czasie.
• Wskażemy nowe procedury kancelaryjno-archiwalne, które inicjują projektowane zmiany prawne.
• Wyjaśnimy problem klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych w tym odwzorowań cyfrowych i tych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.
 

Omówienie zagadnień, które uwzględnia projektowana zmiana Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w nich m.in.:

1. Sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi, powstającymi w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływającymi do nich.
2. Zasady ewidencjonowania dokumentów elektronicznych.
3. Zabezpieczanie dokumentów elektronicznych przed utratą i nieuprawnionymi zmianami,
4. Wymagania dla odwzorowań cyfrowych (skany dokumentów),
5. Zasady brakowania dokumentów elektronicznych,
6. Przekazywanie dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne (elektroniczna kategoria A) do archiwów państwowych,
7. Sposób postępowania z dokumentacją sporządzoną w postaci innej niż elektroniczna, dla której wykonano odwzorowanie cyfrowe.
 

Osoby odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją w państwowych jednostkach organizacyjnych w tym przede wszystkim koordynatorzy czynności kancelaryjnych oraz archiwiści zakładowi.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.