Krajowy System e-Faktur i faktura ustrukturyzowana. Prawidłowe wdrożenie w jednostce. Uwierzytelnianie w KSeF, wystawianie faktur ustrukturyzowanych

2026 rok będzie przełomowy dla podatników VAT, także dla jsfp – w tym roku właśnie zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur. Do tego czasu jednostki sektora finansów publicznych powinny należycie przygotować się do wdrożenia systemu, poznać jego techniczne funkcjonalności, opracować i przyjąć plan działania.

Podczas proponowanego szkolenia zostaną przekazane informacje dotyczące:

• Zasad funkcjonowania nowego sposobu fakturowania, ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki jsfp.
• Sporządzania, wysyłania oraz odbierania faktur w KSeF.
• Aspektów technicznych i organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem KSeF, w szczególności rodzajów i zakresu uprawnień związanych z korzystaniem z systemu.
• Wprowadzenia procedur koniecznych do prawidłowego wdrożenia systemu w instytucji.

• Zdobycie praktycznej wiedzy dotyczącej uwierzytelniania, nadawania uprawnień oraz zarządzania dostępami w KSeF.
• Zrozumienie zasad wystawiania, odbierania i korygowania faktur ustrukturyzowanych zgodnie z aktualnymi przepisami.
• Wyjaśnienie, jak właściwie wystawiać faktury ustrukturyzowane. Wskazanie sposobów postępowania dla trybu online i offline oraz w przypadku awarii systemu.
• Nabycie umiejętności prawidłowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych, w tym faktur dla konsumentów, paragonów z NIP, faktur zaliczkowych i korekt).
• Uporządkowanie wiedzy z zakresu dokumentowania i ewidencjonowania sprzedaży oraz zakupów w powiązaniu z KSeF i JPK_VAT.
• Omówienie wpływu KSeF na rozliczenia VAT, ulgi podatkowe oraz płatności.
• Wskazanie, czym jest identyfikator płatności KSeF.
• Zapoznanie się z praktycznym stosowaniem przepisów, zdobycie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się kwestie problemowe z tematyki szkolenia.

1. Wejście w KSeF:
• Uwierzytelnianie do Aplikacji podatnika 2.0 i do Modułu Certyfikatów i Uprawnień.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – czy i w jakim zakresie konieczna jest do obsługi KSeF? Wykorzystanie profilu zaufanego i podpisu kwalifikowanego w KSeF.
• Uwierzytelnianie w się w KSeF - token i certyfikat KseF typu 2.
• Nadawanie uprawnień dla administratorów KSeF, w tym administratorów KSeF jednostek zależnych i osób wystawiających i odbierających faktury.
• Identyfikatory wewnętrzne KSeF – zasady tworzenia.
• Jednostki wewnętrzne w KSeF.
• Rola podmiotu trzeciego.
• Załącznik ustrukturyzowany i występowanie o uzyskanie zgody na wysyłkę faktur z załącznikiem.
2. Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych:
• Schemat FA (3) i pola faktury.
• Data wystawienia, odbioru i numer KSeF.
• QR kod, brak załączników, tryby awaryjne i offline.
• Paragony z NIP, a KSeF.
• Zwolnienie z KSeF dla tzw. mikroprzedsiębiorców w 2026 r.
• Faktura dla konsumenta.
• Programy do obsługi wysyłki i odbioru faktur.
3. Tryb online i offline oraz awarie systemu:
• Co to jest awaria systemu i tryb awaryjny fakturowania?
• Zasady stosowania trybu offline i terminy dosyłania faktur do KSeF.
• Rola certyfikatów i kodów QR.
• Data wystawienia faktury w trybie offline i data jej otrzymania.
4. Dokumentowanie i ewidencjonowanie sprzedaży:
• Rodzaje transakcji, moment obowiązku podatkowego.
• Faktury VAT, zaliczkowe i faktury rozliczające.
• Korekty faktur, brak anulowania faktur.
• Kasy fiskalne a KSEF, faktury, paragony z NIP, FP, RO, WEW.
• Ewidencja w JPK_VAT a KSeF, pole P1, kursy walut.
• Ulga na złe długi.
5. Dokumentowanie i ewidencjonowanie zakupów:
• Moment odbioru faktury a termin odliczenia VAT.
• Ujęcie w JPK_VAT, samochody, paliwa, koszty „pracownicze”.
• Proporcja, zmiana przeznaczenia, czynności zagraniczne.
6. Identyfikator płatności KSeF:
• Co to jest i kiedy będzie obowiązkowy?
• Praktyczne znaczenie dla przelewów i ulg za złe długi.
7. Dyskusja, odpowiedzi na pytania.
 

Skarbnicy, główni księgowi i księgowi jednostek sektora finansów publicznych, wszystkie osoby, zajmujące się wystawianiem faktur w jednostkach administracji publicznej, w szczególności w jst i jednostkach podległych.

Prawnik, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, z kilkunastoletnim doświadczeniem pracy w ogólnopolskich spółkach doradztwa podatkowego, trener publikujący w ogólnopolskich czasopismach i eksperckich portalach internetowych. Od października 2014 r. członek Krajowej Izby Doradców Podatkowych, z nadanymi uprawnieniami zawodowymi doradcy podatkowego, specjalizujący się w zakresie podatku VAT, PIT, podatku od nieruchomości i postępowań podatkowych.