Przygotowanie podmiotu do wdrożenia systemu klasy EZD

Od 1 stycznia 2028 roku wszystkie podmioty publiczne będą zobowiązane do korzystania z systemu klasy EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją). Jednak już teraz wiele urzędów i podległych im jednostek decyduje się na wcześniejsze wdrożenie – zyskując nowe możliwości i realne korzyści: sprawną organizację pracy z dokumentacją papierową i elektroniczną, efektywny nadzór, szybki wgląd do prowadzonych spraw, świadczenie pracy zdalnej. Administrację publiczną mobilizuje coraz większa ilość korespondencji elektronicznej, a głównie konieczność obsługi e-Doręczeń – system klasy EZD usprawnia ją, automatyzuje weryfikację Bazy Adresów Elektronicznych i przynosi wymierne oszczędności.
Nie wszyscy zdają sobie jednak sprawę, że wdrożenie systemu klasy EZD, wykorzystywanego codziennie przez większość pracowników, to nie tylko zadanie informatyczne. Sprawne wdrożenie zależy od przygotowania organizacyjnego – przeglądu i uporządkowania własnych procedur, merytorycznego przeszkolenia pracowników z prawidłowego postępowania z dokumentacją, zaangażowania zespołu wdrożeniowego i podjęcia wielu decyzji organizacyjnych przez kierownictwo. Sam wybór systemu i kwestie techniczne stanowi część całego procesu zmian.
Proponowane szkolenie przygotowuje do świadomego, planowego i sprawnego wdrożenia systemu klasy EZD zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją. Uczestnicy będą mieli możliwość zadania pytań i skonsultowania indywidualnych potrzeb i problemów dotyczących tematyki szkolenia.

Podczas szkolenia uczestnicy:

• zapoznają się z podstawami prawnymi wdrożenia systemu,
• poznają etapy przygotowań do wdrożenia oraz ich zakres,
• zidentyfikują tematy wymagające przeglądu i aktualizacji w regulacjach wewnętrznych,
• zrozumieją wpływ systemu na funkcjonowanie podmiotu i poznają praktyczne korzyści wykorzystania systemu w pracy z dokumentacją,
• poznają rolę kierownictwa, zespołu wdrożeniowego, koordynatora czynności kancelaryjnych w procesie wdrożenia,
• poznają tematy (obszary ryzyka) wymagające szczególnej uwagi w kontekście zmian w postępowaniu z dokumentacją
• zrozumieją znaczenie poziomu wiedzy merytorycznej wśród różnych grup pracowników dla sprawności wdrożenia, a także późniejszego poprawnego i efektywnego funkcjonowania systemu,

• poznają dobre praktyki i otrzymają rekomendacje ułatwiające podejmowanie decyzji organizacyjnych przed i w trakcie wdrożenia,
• uzyskają możliwość uniknięcia błędów wynikających z nieprzygotowania podmiotu do wdrożenia,
• utrwalą zasady postępowania z dokumentacją zgodnie z instrukcją kancelaryjną, JRWA i wybranymi zagadnieniami KPA,

• poznają powody oporu wobec zmiany.

Umiejętności zdobyte po szkoleniu:

• oszacowanie poziomu gotowości organizacyjnej do wdrożenia EZD,
• oszacowanie czasu, zakresu działań, wyznaczenia osób odpowiedzialnych za koordynację wdrożenia,
• uporządkowania wewnętrznych procedur organizacyjnych.

Osoby odpowiedzialne za organizację podmiotu i zarządzanie dokumentacją: Kierownicy podmiotów, Zastępcy, Sekretarze, pracownicy działów organizacyjnych, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, pracownicy kancelarii, sekretariatów, archiwiści, osoby odpowiedzialne za koordynację wdrożenia systemu klasy EZD w podmiocie, informatycy, którzy będą administrować systemami klasy EZD, osoby zainteresowane usprawnianiem i cyfryzacją administracji publicznej.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją. Ma 20-letnie doświadczenie w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie w zarządzaniu obiegiem dokumentów papierowych, kancelarią i archiwum oraz administrowaniu elektronicznym systemem zarządzania dokumentacją. Jako koordynator czynności kancelaryjnych udzielała codziennego wsparcia merytorycznego urzędnikom, szkoliła z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej, JRWA, archiwizacji, pracy w systemie klasy EZD. Koordynowała wdrożenie systemu obiegu dokumentów w urzędzie. Jako administrator merytoryczny świadczyła codzienny helpdesk oraz przeprowadziła dwie reorganizacje w urzędzie zarówno dla akt papierowych, jak i w systemie elektronicznym. Była prelegentką na zjazdach archiwistów, współorganizatorką zjazdu oraz konferencji dla archiwistów, prowadziła szkolenia i zajęcia dydaktyczne. W latach 2007-2012 należała do międzyurzędowego zespołu projektu SEKAP i SEKAP2 oraz uczestniczyła w pracach zespołu roboczego MSWiA (2010) ds. opracowania nowej instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. Od 2024 roku zajmuje się merytorycznym i organizacyjnym przygotowaniem urzędów oraz jednostek organizacyjnych do wdrożenia systemu klasy EZD. Szkoli z prawidłowego postępowania z dokumentacją, dzieli się swoim doświadczeniem i przykładami dobrych praktyk. Dla urzędów przeprowadza audyt przedwdrożeniowy wewnętrznych procedur. Prowadzi szkolenia z tematów postępowania z dokumentacją w administracji samorządowej.