Po 22 miesiącach zakończył się projekt "Zlecamy pożytecznie, wydajemy z pożytkiem", który Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej prowadziła wspólnie ze Stowarzyszeniem Aktywności Obywatelskiej "Bona Fides". Celem projektu, realizowanego w ramach programu "Obywatele dla Demokracji", było zwiększenie efektywności w zaspokajaniu potrzeb społeczności lokalnych poprzez społeczną kontrolę wydatkowania środków publicznych w trybie Ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. To zadanie było wykonywane w kilku etapach.

Eksperci pracujący w projekcie przygotowali narzędzie, które pozwalało na przeprowadzenie monitoringu współpracy jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi w wielu aspekatach: jakości organizacyjnej i stopnia zaawansowania tej współpracy, metod współpracy i współdziałania, trybu zlecania zadań publicznych, sposobu przeprowadzania konkursów i przyznawania dotacji w trybie tzw. małych grantach oraz kontroli dotacji. Następnie została przeszkolona grupa pracowników ośrodków regionalnych FRDL, którzy mieli asystować ekspertom w sprawdzeniu za pomocą tego narzędzia jakości współpracy jst i ngo w wyłonionych w rekrutacji 16 jednostkach samorządu terytorialnego w Polsce (po 1 w każdym województwie) - 13 gminach i miastach, 2 starostwach i 1 urzędzie marszałkowskim. Wykonane monitoringi pilotażowe wskazały na kilka problemów, które zdarzały się najczęściej w wybranych samorządach: niektóre urzędy nie korzystały z możliwości zlecania zadań publicznych w trybie art. 19a Ustawy, a więc nie korzystały z możliwości udzielania tzw. małych grantów, nie miały opracowanego trybu powoływania członków oraz organizacji i trybu działania rad działalności pożytku publicznego, często na stronach urzędów brak było zakładki organizacji pozarządowych, na której można by znaleźć wyczerpujące informacje nie tylko na temat samych organizacji , ale i programów współpracy, sprawozdań z ich realizacji, ogłoszeń o konkursach oraz dokumentacji konkursowej, wymagań kontrolnych.

Po etapie pilotażu eksperci przygotowali 2 narzędzia do sprawdzenia jakości współpracy - jedno do wykonania monitoringu współpracy bezpośrednio przez urzędników w urzędzie, a drugie do wykonania takiego monitoringu macierzystego urzędu przez lokalną organizację pozarządową. Następnie w całej Polsce wyłoniono mieszane grupy składające się z urzędników i przedstawicieli ngo, którym zaprezentowano oba narzędzia i przeszkolono, jak z nich korzystać przy monitorowaniu współpracy. Zgłosiło się na te szkolenia w całej Polsce 438 osób z jst i ngo, a w wyniku rekrutacji wzięło udział w tych szkoleniach w 16 miastach wojewódzkich 168 przedstawicieli organizacji pozarządowych i 165 urzędników. Oba narzędzia zostały ocenione bardzo wysoko i po szkoleniach 74% uczestników stwierdziło, że pomogą im w codziennej pracy, a po 25% w grupie urzędników i przedstawicieli ngo zadeklarowało przeprowadzenie przy ich wykorzystaniu monitoringu w swoich urzędach.

Ostatnim etapem projektu było wyłonienie 8 urzędów i 8 organizacji pozarządowych, które pod okiem ekspertów przeprowadziłyby samodzielnie monitoring macierzystych urzędów. Ze względu na większe zainteresowanie tym działaniem taki monitoring przeprowadzono w efekcie przez 10 urzędników-audytorów z miast, gmin i starostw oraz przedstawicieli 11 organizacji pozarządowych. Dzięki temu monitoringowi zarówno urzędnicy, jak i organizacje pozarządowe prześledzili proces współpracy i zlecania zadań przez jst. Monitoring stał się okazją do zdefiniowania występujących problemów, poprawienia i uzupełnienia dokumentacji oraz procesów współpracy, poprawienia komunikacji jst z ngo, a także do uporządkowania i wprowadzenia zmian na stronach interenetowych urzędów.

Na zakończenie projektu został przygotowany w formie elektronicznej Poradnik dla jst i organizacji pozarządowych. Zlecamy pożytecznie, wydajemy z pożytkiem, który oprócz rozdziałów opisujących podstawy prawne współpracy, w tym zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym z punktu widzenia jst oraz ngo, zawiera rozdział prezentujący dobre i złe praktyki tej współpracy w wielu samorządach w Polsce. W tym poradniku są także zamieszczone narzędzia wypracowane w projekcie, które pozwolą zainteresowanym jst i ngo wykonać samodzielnie monitoringi jakości współpracy. Poradnik został przesłany przez FRDL i Stowarzyszenie "Bona Fides" do wszystkich samorządów w Polsce, a także bardzo wielu organizacji pozarządowych, sieci organizacji, jednostek rządowych. Zachęcamy wszystkich zainteresowanych do zapoznania się z nim na stronie www.okst.pl oraz na stronach regionalnych ośrodków FRDL. Jednocześnie, dzięki grupie przeszkolonych w projekcie asystentów ds. monitoringu, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej może współpracować z samorządami zainteresowanymi przeprowadzeniem takiego monitoringu u siebie.

Ewa Pytasz
koordynator projektu "Zlecamy pożytecznie, wydajemy z pożytkiem"