Kurs: Nowoczesny sekretariat w urzędzie - klucz do efektywnego zarządzania i administracji

4, 10, 16, 17 kwietnia 2024 r.
Kurs odbywać się będzie 1, 2 dnia w godzinach 09:00-13:00 oraz 3, 4 dnia w godzinach 09:00-14:30

Serdecznie zapraszamy Państwa na czterodniowe szkolenie online, przedmiotem którego będzie zarządzanie sekretariatem.

Ważne informacje o szkoleniu

Sprawnie zarządzany i prowadzony sekretariat to klucz do sukcesu nie tylko w przedsiębiorstwach prywatnych ale także w administracji. To najważniejsze miejsce każdej instytucji. Dlatego od osób w nim pracujących oczekuje się wielu umiejętności, które pozwolą na sprawne zarządzenie a także prawidłową obsługę Klienta często trudnego oraz innych osób zatrudnionych w danej jednostce.

Zapraszamy Państwa do udziału w 4 dniowym kursie on-line, którego celem jest wyposażenie uczestników w wiedzę i praktyczne umiejętności, pozwalające na obsługę i prowadzenie sekretariatu na najwyższym poziomie.

Ważnym punktem szkolenia jest omówienie zasad współpracy i zasady przekazywania informacji na poziomie szef – pracownik, a także radzenie sobie z presją czasu oraz stresem. Pierwszego oraz drugiego dnia Uczestnicy zdobędą również podstawową wiedzę z zakresu e-doręczeń. Każdego dnia będą mieć Państwo możliwość skonsultowania z ekspertami problematycznych i trudnych dla Państwa zagadnień.

Kurs został przygotowany i będzie prowadzony przez doświadczonych ekspertów, którzy przekazują wiedzę w sposób zrozumiały i dostępny, a także zapewniają możliwość konsultacji po zakończeniu szkolenia. Wybraliśmy ekspertów z którymi współpracujemy od wielu lat i takich, których szkolenia cieszą się ogromnym uznaniem wśród uczestników.

rozwiń

Cele i korzyści

Celem 4-dniowego kursu jest:

Zapewnienie wiedzy prawnej i administracyjnej: Uczestnicy kursu zostaną wyposażeni w praktyczną wiedzę na temat kluczowych i obowiązujących przepisów prawnych i administracyjnych w pracy sekretariatu.
Rozwój umiejętności organizacyjnych: kurs ma na celu rozwinięcie umiejętności zarządzania dokumentacją i efektywnej organizacji pracy biurowej.
Wzmacnianie kompetencji komunikacyjnych: Uczestnicy nauczą się efektywnych technik komunikacji, zarówno pisemnej, jak i ustnej z klientami i współpracownikami oraz radzenia sobie z trudnymi sytuacjami.
Zbudowanie profesjonalnego wizerunku sekretariatu: Kurs kładzie nacisk na świadome kreowanie wizerunku sekretariatu i usprawnianie pracy w biurze, w tym aspekty savoir-vivre.
Omówienie praktycznych aspekty prowadzenia sekretariatu: Uczestnicy zdobędą praktyczne umiejętności w zakresie obsługi programów biurowych, edycji tekstów, a także poznają zasady dostępności cyfrowej.
Pokazanie sposobów radzenia sobie z presją czasu i stresem: Kurs pomoże uczestnikom lepiej zarządzać czasem i radzić sobie ze stresem, co jest kluczowe w dynamicznym środowisku pracy sekretariatu.
Zaprezentowanie praktycznych umiejętności tworzenia dokumentów: Uczestnicy zdobędą umiejętności tworzenia klarownych, czytelnych i gramatycznie poprawnych dokumentów urzędowych i mailowych.
Omówienie zasad dostępności cyfrowej: Podczas kursu pokażemy zasady publikacji dokumentów zgodnie z wytycznymi dostępności cyfrowej.
Nabycie umiejętności przydatnych w pracy sekretariatu: Uczestnicy kursu opanują szereg umiejętności bezpośrednio związanych z codzienną pracą w sekretariacie, co przyczyni się do zwiększenia ich efektywności i profesjonalizmu.

rozwiń

Program

I Dzień 4 kwietnia 2024 r.

ORGANIZACJA I PRAKTYKA PRACY SEKRETARIATU W KONTEKŚCIE OBOWIĄZUJĄCYCH PRZEPISÓW PRAWNYCH
1. Zastosowanie kodeksu postępowania administracyjnego w pracy sekretariatu oraz biura obsługi mieszkańca/klienta urzędu.
2. Skargi i wnioski i petycje.
3. Udostępnianie informacji publicznej – krok po kroku.
4. Realizacja uprawnień informacyjnych i kontrolny na gruncie ustaw samorządowych.
5. Pełnomocnictwa i upoważnienia.
6. Przyjmowanie oświadczeń majątkowych a poufność.
7. Doręczanie korespondencji a ustawa o doręczeniach elektronicznych:
a. Czym są doręczenia elektroniczne?
b. Jakiej korespondencji dotyczą doręczenia elektroniczne?
c. Czym jest:
- PURDE – Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – standardy, eidas, usługi zaufania publicznego;
- PUH – Publiczna Usługa Hybrydowa;
- KURDE - Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – standardy.
d. Jak będą wyglądały doręczenia w ramach PURDE w podmiotach publicznych:
- znaczenie Bazy Adresów Elektronicznych (BAE);
- przez jaki czas korespondencja w ramach realizacji PURDE jest dostępna do pobrania przez adresata?
- wielkość pojedynczej korespondencji w ramach realizacji PURDE;
- wymagania dla plików załączanych do przesyłek w ramach realizacji PURDE;
- integracja systemu kancelaryjnego z systemem OW z wykorzystaniem API;
- doręczanie korespondencji za pomocą PURDE, kiedy dochodzi do doręczenia;
- dowody potwierdzające poszczególne etapy świadczenia PURDE (dowody wysłania, dowody otrzymania, dowody jako nieodłączna część korespondencji, okres przechowywania dowodów).
e. Skrzynka do doręczeń:
- skrzynka do doręczeń jako system informatyczny;
- kim jest Administrator Skrzynki do Doręczeń, zadania Administratora, udzielanie dalszych pełnomocnictw, kogo ustanowić Administratorem, zarządzenie w sprawie wyznaczenia Administratora- czy jest konieczne;
- dostęp do zasobów skrzynki i jej pojemność;
- archiwizacja korespondencji;
- jak wygląda skrzynka do doręczeń – na przykładzie?
- jak wyszukiwać adresata w skrzynce do doręczeń?
- jak wysłać korespondencję?
f. Relacja między doręczeniami elektronicznymi a EPUAP.
g. Jak będą wyglądały doręczenia w ramach PUH:
- Publiczna Usługa Hybrydowa – jak przygotować wysyłkę aby nie została odrzucona przez OW – pocztę Polską. Warunki dla przesyłek w ramach PUH;
- doręczanie przesyłek w ramach PUH, Czas realizacji PUH, maksymalna ilość kartek, parametry podstawowe i dodatkowe;
- wymagania dla pliku PDF z treścią korespondencji dla przesyłki w ramach realizacji PUH;
- potwierdzenie nadania, potwierdzenie doręczenia, niedoręczenie przesyłki, raporty, zwroty do nadawcy.
- kiedy dochodzi do doręczenia?
- dostępność dowodów w związku z realizacją PUH;
- niszczenie przesyłek jako usługa dodatkowa;
- PUH w kontekście tajemnicy korespondencji i ochrony danych osobowych.
h. Korespondencja podmiotów publicznych z podmiotami niepublicznymi i osobami fizycznymi. Które podmioty niepubliczne zobowiązane są posiadać adres do doręczeń?
8. Ochrona danych osobowych w pracy sekretariatu.
9. Dyskusja.

II Dzień 10 kwietnia 2024 r.

PROCEDURY ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ. INSTRUKCJA KANCELARYJNA I JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
1. Zarządzanie dokumentacją w jednostce organizacyjnej. Regulacje prawne.
2. Co to jest korespondencja biurowa?
3. Dokument papierowy a elektroniczny. Rodzaje dokumentacji współczesnej.
4. Procedury kancelaryjne. Systemy kancelaryjne.
5. Czynności sekretariatu przy wpływach i wysyłce korespondencji.
6. Podstawowe pojęcia związane z pracą biurową (akta sprawy, dekretacja, akceptacja, dokument elektroniczny, sprawa, metadane, komórka organizacyjna, pieczęć wpływu i wysyłki, rejestr, skład chronologiczny, odwzorowanie cyfrowe, itp.).
7. Obieg dokumentacji i czynności kancelaryjne (przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek; akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism).
8. Szczególne obowiązki sekretariatu (postępowanie z aktami mylnie skierowanym, przesyłkami uszkodzonymi lub niewiadomego pochodzenia).
9. Dbałość o ochronę tajemnicy korespondencji i dane osobowe pracowników firmy.
10. Załatwianie spraw (forma: ustne, pisemne i zasady obowiązujące).
11. Ewidencja akt czynnych - kontrolki, rejestry, spisy spraw, dzienniki korespondencyjne, metryczki spraw, spisy zdawczo-odbiorcze, wzory pieczęci, książki kontroli.
12. Jednolite rzeczowe wykazy akt - budowa, korzystanie i znaczenie.
13. Jak ustalić okresy przechowywania dokumentacji.
14. Praktyczne ćwiczenia z klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji.
15. Bazy danych i elektroniczne systemy obiegu dokumentacji w podmiocie.
16. Poczta elektroniczna – zasady tworzenia i rejestracji.
17. Odpowiedzialność sekretariatu i komórek organizacyjnych za dokumentację powstającą w podmiocie - różnice i podobieństwa.
18. Przechowywanie dokumentacji i udostępnianie jej na potrzeby służbowe i kontrolne.
19. Zasady archiwizacji dokumentacji zakończonej.
20. Opisywanie teczek, paginacja, ewidencja dokumentacji.
21. Zadania archiwów zakładowych i składnic akt – zadania i personel.
22. Procedura niszczenia dokumentacji niepotrzebnej firmie.
23. Problematyka E-dokumentu oraz stosowanie systemów teleinformatycznych klasy EZD do prowadzenia dokumentacji.

III Dzień 16 kwietnia 2024 r.

KLUCZOWE KOMPETENCJE W ZARZĄDZANIU SEKRETARIATEM. BUDOWANIE PROFESJONALNEGO WIZERUNKU POPRZEZ PLANOWANIE, ORGANIZACJĘ PRACY ORAZ OBSŁUGĘ KLIENTA
1. Zarządzanie sekretariatem - planowanie i organizacja pracy sekretariatu:
a. Rola i funkcje sekretariatu. Rola komunikacji werbalnej oraz niewerbalnej w procesie zarządzania sekretariatem.
b. Zasady dobrej organizacji pracy własnej i pracy przełożonych.
c. Efektywne zarządzanie sobą w czasie oraz obszary do usprawnienia pracy.
d. Złodzieje czasu - metody radzenia sobie z nimi.
e. Praktyczne narzędzia zarządzania sobą w czasie: m.in. zasada Pareto, Matryca Eisenhovera, metoda ABC, zasada 60/40, metoda ALPEN.
f. Zarządzanie kalendarzem spotkań.
g. Stres – metody jego łagodzenia.
2. Budowanie wizerunku profesjonalnego pracownika sekretariatu:
a. Etykieta służbowa w pracy sekretariatu urzędu:
- urzędowy savoir-vivre;
- zasady precedencji - zasada ustalania pierwszeństwa stanowisk;
- dress code w urzędzie.
b. Obsługa Klienta przez telefon - narzędzia telefonicznej etykiety:
- profesjonalne powitanie przez telefon dla rozmów przychodzących i wychodzących;
- etapy rozmowy telefonicznej;
- sposób udzielania informacji w rozmowie telefonicznej;
- przydatne zwroty w rozmowach telefonicznych;
- ochrona informacji i polityka prywatności w rozmowach telefonicznych.
3. Obsługa Klienta wewnętrznego i zewnętrznego przez pracownika sekretariatu:
a. Trudne sytuacje w obsłudze klienta - przyczyny ich powstawania:
- dynamika trudnych sytuacji - jak powstaje konflikt;
- sposoby rozwiązywania konfliktów;
- zachowania prowokujące postawę "trudny klient";
- bariery i błędy w komunikowaniu się z klientem.
b. Zastosowanie odpowiedniej techniki prowadzenia rozmów:
- rola stylu komunikacji w trudnej sytuacji;
- zakazane zdania;
- proces ratowania trudnych sytuacji;
- przydatne techniki asertywne.

IV Dzień 17 kwietnia 2024 r.

TWORZENIE POPRAWNYCH DOKUMENTÓW – OBOWIĄZUJĄCE ZASADY, MOŻLIWOŚCI, STRATEGIE I UNORMOWANIA. PUBLIKACJA DOKUMENTÓW ZGODNYCH Z ZASADAMI DOSTĘPNOŚCI CYFROWEJ
1. Podstawy Poprawnej Edycji Tekstu. Typograficzna Poprawność Edycji Tekstu w Typowych Dokumentach:
a. Wprowadzenie do Typografii:
- definicja i znaczenie typografii;
- rozwój i historia typografii;
- rola typografii we współczesnym środowisku edytorskim;
- zasady typograficznej poprawności edycji tekstu;
- narzędzia typograficznej poprawności;
- demonstracje i ćwiczenia.
b. Poprawność Językowa i Poprawność Składu Tekstu:
- ortografia, interpunkcja, leksyka, składnia i stylistyka w kontekście typografii;
- zasady języka polskiego w edycji i składzie tekstów;
- idea i wytyczne dla „prostego tekstu”;
- typologia dokumentów i ich znaczenie;
- korzystanie z narzędzi korygowania poprawności językowych;
- wykorzystanie modeli językowych generatywnej sztucznej inteligencji (AI);
- demonstracje i ćwiczenia.
c. Formatowanie Tekstu poprzez Style na Poziomie Edytora Tekstu (MS Word, Write Libre Office):
- wykorzystanie narzędzi edytora tekstu (MS Word, Write Libre Office) do składu i formatowania tekstu;
- tworzenie i zarządzanie tekstem i stylami tekstowymi;
- praktyczne wskazówki dotyczące formatowania tekstu poprzez style;
- jak automatyzacja stylów w edytorze tekstu może usprawnić proces formatowania?
- demonstracje i ćwiczenia.
d. Szczegółowe Zasady Poprawności Typograficznej:
- składanie tekstu w zgodności z zasadami (wybór): kropka, przecinek, dwukropek, średnik, znak zapytania, wykrzyknik, wielokropek, nawiasy, znaki cudzysłowu, kreska tiret, pauza i półpauza;
- skróty i odwołania do tekstów prawnych;
- demonstracje i ćwiczenia.
e. Dobór Czcionek:
- wybór odpowiednich czcionek do różnych rodzajów publikacji i różnych rodzajów dokumentów (tradycyjnych i elektronicznych);
- analiza cech czcionek i ich wpływ na czytelność i estetykę;
- praktyczne wskazówki dotyczące doboru czcionek;
- demonstracje i ćwiczenia.
f. Rozkład Tekstu i Kompozycja:
- rozplanowanie strony, marginesy i ich znaczenie;
- zasady złotego podziału i złotej proporcji w typografii;
- ciąg Fibonacciego w typografii i jego zastosowanie;
- demonstracje i ćwiczenia.
2. Dostępność Cyfrowa. Zasady:
a. Dostępność treści cyfrowych dla osób z niepełnosprawnościami.
b. Wytyczne WCAG.
c. Techniki i narzędzia kontroli i poprawiające dostępność.
3. Podsumowanie spotkania.

rozwiń

Adresaci

Kurs kierujemy do osób zatrudnionych w sekretariacie JST, biurach rady, kancelariach, lub planujących podjąć taką pracę, a także innych pracowników, którzy w ramach obowiązków służbowych mają za zadanie obsługę i prowadzenie prac sekretariatu, wydziału bądź zespołu.

rozwiń

Informacje o prowadzącym

Trener 1 - radca prawny, ekspert z zakresu prawa administracyjnego, prawa pracy oraz przepisów prawnych dotyczących k.p.a., ochrony danych osobowych, udostępniania danych, dostępu do informacji publicznej, realizacji zadań własnych i zleconych jst. Doświadczona trenerka, prowadząca od kilkunastu lat szkolenia, podnoszące kwalifikacje pracowników administracji publicznej. Autorka komentarzy i opinii prawnych. (Dzień I)

Trener 2 - specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego. (Dzień II)

Trener 3 - jako trener i konsultant od ponad 20 lat pomogła wielu osobom w rozwiązywaniu problemów na poziomie indywidualnym oraz firmowym. Realizowała szereg szkoleń dla jednostek samorządowych z zakresu m.in. obsługi klienta, komunikacji interpersonalnej, rozwiązywania konfliktów, zarządzania zasobami ludzkimi. Swoją specjalistyczną wiedzę przekłada na praktyczne rozwiązania. Jest socjologiem o specjalności komunikacja społeczna i badanie rynku. Posiada Certyfikat Licensed International Coach and Consultant of Meta Recruitment and Selection of Employees (TM). (Dzień III)

Trener 4 - Specjalista w kilku dziedzinach praktycznych zastosowań prawa i technik cyfrowych np: zaawansowany Excel (+VBA, +SQL, +Python, +R), „Remont” Ochrony Danych Osobowych (RODO/GDPR), dostęp do informacji publicznej, techniki i technologie przeprowadzania szkoleń online, grafika komputerowa. W ocenach i opiniach działalności szkoleniowej Uczestnicy podkreślają umiejętności jasnego i prostego przedstawiania nawet mocno skomplikowanych i złożonych tematów i zagadnień, profesjonalizm i głębokie zrozumienie tematu oraz swobodę i łatwość w przekazywaniu kluczowych treści. (Dzień IV)

rozwiń

Informacje dodatkowe

Cena: 1499 PLN netto/os. Udział w kursie zwolniony z VAT w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych.

Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać do 29 marca 2024 r.

Powrót do listy