Dokument elektroniczny: procedury administracyjne, postępowanie z e-dokumentem

W dobie coraz bardziej informatyzującego się społeczeństwa oraz obecnej sytuacji, która wymusza na wielu firmach oraz obywatelach pracę on-line, umiejętna obsługa przez urzędy administracji publicznej dokumentu elektronicznego jest niezbędna. Często pojawiają się wątpliwości czy i kiedy może on zastąpić papier, jak udostępnić akta elektroniczne organom czy podmiotom kontrolującym, żądającym dokumentacji papierowej, czy musimy przechowywać oryginalne dokumenty papierowe? Te i inne wątpliwości dotyczące postępowania z dokumentem elektronicznym zostaną omówione na szkoleniu.

Nabycie umiejętności prawidłowego naliczania terminów administracyjnych, poprawnego określania daty wpływu dokumentu, umiejętności odróżniania dokumentu elektronicznego mającego moc prawną od dokumentu zawierającego braki formalne lub skanu. Pozyskanie wiedzy z zakresu zarządzania dokumentami i czynności kancelaryjnych w Systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). 

1. KPA a dokument elektroniczny: Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa:

• Doręczanie dokumentów elektronicznych – w jakich sytuacjach ma zastosowanie poczta elektroniczna, a w jakich elektroniczna skrzynka podawcza.
• Wnoszenie pism do urzędu – metody.
• Wnoszenie pism w formie elektronicznej – wymagania.
• Przygotowywanie usług publicznych.
• Udostępnianie usług publicznych.
• Dokument elektroniczny a forma papierowa – podobieństwa i różnice.
• Potwierdzenie złożenia dokumentu: UPP/ UPD – czym się różnią.

2. Rejestracja przesyłek w urzędzie:

• Rejestracja przesyłek i rozdzielanie przesyłek w urzędzie.
• Dekretacje.

3. Akta spraw w aspekcie dokumentu elektronicznego:

• Rejestracja spraw.
• Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania.
• Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD w aspekcie przesyłki elektronicznej.
• Jedna sprawa w urzędzie.
• Reorganizacja a akta spraw.
• Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy.
• System tradycyjny i EZD a inne systemy teleinformatyczne – gdzie przebiega granica?
• Przygotowanie i akceptacja pism – dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych.

4. Korespondencja wychodząca:

• Forma załatwiania spraw – szczegółowe omówienie procedur doręczeń elektronicznych i udostępniania pism; praktyczne wykorzystanie platformy ePUAP. Doręczenie elektroniczne z wykorzystaniem adresu email – kiedy i jak wykorzystać.
• Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych.
• Potwierdzenie odbioru pisma.

5. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD): Czynności kancelaryjne w systemie EZD:

• Otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki.
• Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki.
• Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki.
• Wprowadzanie metadanych.
• Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie.
• Prowadzenie składu informatycznych nośników danych.
• Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
• Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
• Wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.
• Dekretacja pisma – wyjątki.
• Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki.
• Dekretacja zastępcza.
• Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa).
• Podpisanie pisma podpisem elektronicznym.
• Podpisanie pisma podpisem odręcznym.
• Zakładanie spraw.
• Uzupełnianie metadanych.
• Dekretacja zastępcza.
• Prowadzenie kompletnych akt sprawy.
• Prowadzenie metryk spraw.
• Sporządzanie projektów pism.
• Dokonywanie akceptacji.

Pracownicy urzędów gmin, miast, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich i wojewódzkich, samorządowych kolegiów odwoławczych, zakładów ubezpieczeń społecznych, urzędów krajowej administracji skarbowej i innych urzędów, w których tworzone są akta spraw

Dyplomowany archiwista. Czynny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Specjalista w zakresie dostępności cyfrowej i architektonicznej, biegła znajomość standardu WCAG 2.1. Posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla administracji publicznej