KSeF i faktura ustrukturyzowana– przygotowanie jednostki do właściwego wdrożenia. Zagadnienia problemowe

Początkiem 2024r. dowiedzieliśmy się, że termin wejścia w życie obligatoryjnego systemu KSeF (Krajowy System e– Faktur) został odroczony, z powodu błędów krytycznych w programie. Minister Finansów poinformował, że obowiązek korzystania z KSeF zostaje odroczony i nie wejdzie w życie zgodnie z zapowiadaną datą - 1 lipca 2024 r. Należy pamiętać, że ODROCZENIE KSeF ≠ ODWOŁANIE KSeF. Ostatecznie, po serii konsultacji oraz przeprowadzonym audycie systemu, MF zdecydowało, że KSeF stanie się obligatoryjny w 2026 r.

Najbliższy czas należy zatem przeznaczyć na przygotowanie się do wprowadzenia tej rewolucyjnej zmiany, zaznajomienia z systemem i nowymi przepisami pracowników instytucji, dlatego też proponujemy Państwu uczestnictwo w szkoleniu z zakresu prawidłowego przygotowania do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych i właściwej obsługi KSeF.

Informacje przekazywane na dotychczasowych szkoleniach w zakresie wdrażania KSeF pozostają aktualne, w szczególności:

• zalecenia co do treści umów;
• zalecenia co do obiegu dokumentów;
• zalecenia co do kwestii technicznych związanych z wdrożeniem oprogramowania komercyjnego.

• Zapoznanie z tematyką faktur ustrukturyzowanych w jsfp, w tym w jednostkach samorządu terytorialnego i ich jednostkach podległych.
• Omówienie nowego systemu Krajowego Systemu e- Faktur i poznanie planowanych, istotnych zmian w zakresie jego użytkowania. Wyjaśnienie, czym jest KSeF i faktura ustrukturyzowana oraz wskazanie, jak działa.
• Zwrócenie uwagi, co zrobić, by właściwie przygotować się do implementacji systemu w jednostce i wdrożyć w jego obsługę pracowników, odpowiedzialnych za realizację tego zadania.
• Nabycie umiejętności dotyczących wypracowania właściwych, niezbędnych rozwiązań w zakresie przystąpienia jednostki do KSeF.
• Wskazanie zasad wytwarzania i uwierzytelniania faktur.
• Omówienie zmian w fakturowaniu od 1 września 2023 r. w zakresie faktury zaliczkowej i korygującej.
• Analiza kwestii technicznych i praktycznych dotyczących struktury JPK-FA, podstawowych formatów i części faktury wraz z ich objaśnieniem – wskazanie na konkretnych przykładach.
• Uzyskanie praktycznych porad i wskazówek, jak postąpić, by prawidłowo zrealizować zadania związane z przygotowaniem do pracy w ramach systemu KSeF.
• Możliwość konsultacji kwestii problemowych, wyjaśnienia wątpliwości i uzyskanie odpowiedzi na pytania, zadane podczas zajęć.

1. Faktura ustrukturyzowana:
• Czym jest faktura ustrukturyzowana, faktura ustrukturyzowana i faktura elektroniczna?
• Faktura ustrukturyzowana jako jeden ze sposobów wystawienia faktury – aktualne regulacje prawne.
• Wytworzenie i wystawienie faktury ustrukturyzowanej – rozróżnienie pojęć.
• Wysyłka faktur do KSeF – Aplikacja Kliencka MF i wykorzystanie programów finansowo – księgowych.
• Numer referencyjny, nadawany przez KSeF, omówienie wzoru UPO.
• Data wystawienia i data otrzymania faktury ustrukturyzowanej – konsekwencje prawne i podatkowe stosowania nowej regulacji.
• Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych – stosowanie mechanizmu w okresie dobrowolności faktury.
2. Krajowy System e-Faktur:
• Zasady pierwszego uwierzytelnienia się w systemie.
• Nadawanie uprawnień do wysyłki i odbioru faktur.
• Uwierzytelnienie faktury – czy podpisywanie faktury będzie obowiązkowe?
• Archiwizacja faktur w systemie.
• Konto podatnika – możliwość tworzenia subkont dla członków grup VAT i jednostek samorządu terytorialnego.
• Adresowanie dokumentu – skutki błędu w numerze NIP nabywcy.
• Zachęty do stosowania faktur ustrukturyzowanych przed wejściem w życie faktury jako obowiązkowej.
3. Zmiany w ustawie o VAT, wdrażające fakturę ustrukturyzowaną jako obowiązkową:
• Data wejścia w życie faktury ustrukturyzowanej jako obowiązkowej.
• Faktura dla osoby fizycznej.
• Faktura uproszczona – do kiedy paragon z numerem NIP może być uznawany za fakturę?
• Faktura do paragonu.
• Faktura korygująca/nowa korygująca/propozycja wystawienia faktury korygującej.
• Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa.
• Faktura ustrukturyzowana w obrocie międzynarodowym.
• Zasady ewidencji dokumentów wewnętrznych (WEWów).
• Zwolnienia z obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej.
• Faktura w zamówieniach publicznych, a faktura ustrukturyzowana.
• Zasady postępowania w okresie awarii KSeF.
• Sankcje podatkowe za nieprawidłowe wystawienie faktury.
• Zmiany w Prawie przedsiębiorców – tytułowanie przelewu numerem KSeF faktury.
4. Struktura logiczna JPK-FA:
• Podstawowy format faktury.xml oraz możliwość stosowania wizualizacji w pliku PDF.
• Podstawowe części faktury – sekcje Nagłówek, Podmiot 1, Podmiot 2, Podmiot 3, Podmiot Upoważniony, Fa i Stopka.
• Omówienie konkretnych przykładów faktury.
• Pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne.
• Omówienie węzłów Rozliczenie, Płatność i pół dodatkowych takich jak GTU, TP, Adnotacje.
• Możliwość dołączenia załączników do faktury.
• Wiersze faktury i unikalny numer wiersza faktury.
5. Wdrożenie faktury ustrukturyzowanej:
• Plan wdrożenia – analiza możliwości technicznych, określenie nieprawidłowości w działaniu systemu księgowego.
• Wdrożenie wzoru faktury – czy możliwa jest eliminacja części pół?
• Wyznaczenie i szkolenie pracowników – zasady wytwarzania i uwierzytelniania faktur.
6. Dyskusja, pytania i odpowiedzi.

Skarbnicy, kierownicy jednostek, główni księgowi, księgowi, pracownicy wystawiający faktury oraz wszyscy zainteresowani poznaniem zasad i praktycznych rozwiązań w zakresie funkcjonowania i pracy w KSeF.

Prawnik, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, z kilkunastoletnim doświadczeniem pracy w ogólnopolskich spółkach doradztwa podatkowego, trener z ponad 1 000 godzinami przeprowadzonych szkoleń oraz publikacjami w ogólnopolskich czasopismach i eksperckich portalach internetowych. Od października 2014 r. członek Krajowej Izby Doradców Podatkowych, z nadanymi uprawnieniami zawodowymi doradcy podatkowego, specjalizującym się w zakresie podatku VAT, PIT i postępowań podatkowych.