Tworzenie, obieg i kontrola dokumentów w jsfp z uwzględnieniem regulacji prawnych w zakresie KSeF. Weryfikacja zapisów, obowiązki i odpowiedzialność kierownika jednostki i głównego księgowego, niezbędne instrukcje i dokumenty

Przestrzeganie procedur dotyczących tworzenia, przepływu i kontroli dokumentów księgowych jest niezwykle istotne dla prawidłowości funkcjonowania jednostki i uniknięcia odpowiedzialności za naruszenia przepisów oraz dyscypliny finansów publicznych. W celu przypomnienia istotnych zasad dotyczących sporządzania, obiegu, weryfikacji i zatwierdzania dokumentów księgowych oraz ich prawidłowego wystawiania, korygowania i poprawiania, zapraszamy Państwa do udziału w zajęciach, podczas których:

• omówimy, krok po kroku, przykładową instrukcję obiegu dokumentów wraz z załącznikami oraz wzory powierzeń i upoważnień z uwzględnieniem wdrożenia systemu KSeF,
• przypomnimy o znaczeniu rzetelności i terminowości kontroli merytorycznej, formalnej, rachunkowej, wstępnej i następczej oraz poprawności zatwierdzania źródłowych dokumentów księgowych,
• wskażemy, kto i kiedy powinien złożyć podpis na dokumencie księgowym,
• podpowiemy, jak wprowadzić niezbędne procedury, aby prawidłowo wdrożyć w jednostce KSeF.

Poruszane zagadnienia zostaną poparte przykładami z praktyki, co pozwoli lepiej zrozumieć przekazywane informacje i ustrzec się przed popełnieniem błędów w codziennej pracy.

• Poznasz zasady dotyczące prawidłowego tworzenia, obiegu, kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych z uwzględnieniem gospodarki drukami ścisłego zarachowania i nowych regulacji prawnych w zakresie wystawiania, przesyłania, otrzymywania oraz przechowywania faktur w jednostce sektora finansów publicznych z uwzględnieniem nowych regulacji w zakresie KSeF od 1 lutego 2026 r.
• Zweryfikujesz poprawność zapisów w regulaminach i instrukcjach w swojej jednostce w zakresie obiegu i kontroli dokumentów finansowych.
• Poznasz przepisy mówiące o obowiązkach oraz odpowiedzialności, w tym dyscyplinie finansów publicznych, zarówno kierownika jednostki, jak i głównego księgowego, z uwzględnieniem struktury jednostek obsługujących i obsługiwanych (np. CUW).
• Zdobędziesz wiedzę na temat regulacji dotyczących właściwej gospodarki drukami ścisłego zarachowania i najczęściej popełnianych błędów przy tworzeniu, obiegu i kontroli dokumentów księgowych ze wskazaniem przyczyn i sposobów ich rozwiązania.

• Będziesz miał możliwość konsultacji kwestii problemowych, wymiany doświadczeń z trenerem i innymi uczestnikami.
• Podczas szkolenia wskażemy:

• Co powinna zawierać instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych?
• Kto ją wdraża i w jaki sposób należy ją aktualizować/ zmieniać?
• Na czym polega kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa operacji gospodarczych i finansowych?
• Jaki jest zakres odpowiedzialności głównego księgowego w zakresie kontroli wstępnej, następczej i zatwierdzania dokumentów źródłowych?
• Sytuacje, w których główny księgowy może odmówić złożenia podpisu.
• Problematyczne kwestie związane z zastępstwami osób kluczowych.
• Obieg dokumentów w strukturach jednostek obsługujących i obsługiwanych.

1. Osoby odpowiedzialne za opracowanie propozycji, wdrożenie i aktualizację instrukcji tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostce.
2. Wprowadzenie niezbędnych procedur do prawidłowego wdrożenia systemu KSeF, w tym:

• Nadanie uprawnień osobom upoważnionym do odbierania, sporządzania i wysyłania faktur w systemie KSeF.
• Akceptacja wstępna – sprawdzenie zgodności operacji z planem finansowym.
• Dekretacja dokumentu w systemie KSeF.
• Stwierdzenie prawidłowości i kompletności dokumentu w systemie KSeF.
• Obowiązek przechowywania w systemie KSeF.

3. Elementy składowe instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
4. Tworzenie, obieg i kontrola dokumentów księgowych między jednostką obsługującą a jednostką obsługiwaną (CUW) – przykładowa instrukcja.
5. Rodzaje dokumentów, sposób ich wystawiania, korygowania i poprawiania: forma papierowa, elektroniczna i mieszana.
6. Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa operacji gospodarczych i finansowych dokonywana przez właściwych rzeczowo pracowników jednostki. 
7. Znaczenie opisów dokonywanych rzetelnie i terminowo przez pracowników jednostki na dokumentach źródłowych w kontekście dekretacji i ujęcia w ewidencji księgowej.
8. Dane prezentowane na pieczęciach pracowników.
9. Wstępna kontrola głównego księgowego.
10. Obowiązki i odpowiedzialność kierownika jednostki oraz głównego księgowego w zakresie dokonywania kontroli wstępnej, następczej i zatwierdzania dokumentów źródłowych.
11. Co oznacza złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo?
12. Kiedy jest spełnione kryterium kompletności?
13. Kiedy główny księgowy może odmówić podpisania dokumentu i/lub przekazać go do dalszej realizacji?
14. Zastępstwo za głównego księgowego – czy pracownik może odmówić zastępowania osób kluczowych?
15. Zapisy w polityce rachunkowości dotyczące elektronicznej dekretacji dowodów księgowych.
16. Kontrola gospodarki drukami ścisłego zarachowania – ewidencja, przykładowe zarządzenie.
17. Najczęściej popełniane błędy przy tworzeniu, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, przyczyny ich powstania i sposoby rozwiązania.
18. Przykładowa instrukcja tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych z uwzględnieniem regulacji prawnych dotyczących KSeF.
19. Dyskusja.
 

Kierownicy jednostek, skarbnicy, główni księgowi oraz osoby je zastępujące, a także inni pracownicy właściwi rzeczowo odpowiedzialni merytorycznie za tworzenie, obieg, odbieranie i przesyłanie, w tym otrzymywanie, wystawienie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych, a także kontrolę wszelkich dokumentów księgowych z uwzględnieniem jednostek obsługujących i obsługiwanych.

Ekonomistka, pedagog, specjalistka z zakresu finansów publicznych, długoletnia księgowa w jst. Autorka artykułów i trener w dziedzinie finansów publicznych oraz rachunkowości. Wykładowca na uczelni wyższej. Praktyk, który dzięki swemu wieloletniemu doświadczeniu przekazuje w sposób jasny i przystępny, sprawdzone metody w pracy służb księgowych. Wieloletni ekspert w FRDL wysoko oceniany przez uczestników szkoleń.