Efektywna praca w systemie KSeF w obiegu zdematerializowanym i tradycyjnym faktury w jsfp, przygotowanie regulacji wewnętrznych do obiegu zdematerializowanego w jednostkach sektora finansów publicznych w 2026 r.

• W ramach szkolenia analizowane są najczęściej pojawiające się w praktyce wątpliwości, w tym kwestie faktur wystawianych wyłącznie na NIP jst , prawidłowego oznaczania podmiotu drugiego i trzeciego, zasad ujmowania dokumentów w księgach jednostek organizacyjnych czy postępowania w przypadku błędów po stronie kontrahentów.
• Program szkolenia obejmuje także zagadnienia techniczne dotyczące numeru KSeF, momentu otrzymania faktury, zasad nadawania uprawnień, stosowania tokenu lub certyfikatu oraz organizacji rejestrów dokumentów po wdrożeniu systemu.
• Uczestnik otrzyma gotowe rozwiązania, pozwalające na praktyczne przygotowanie jednostki do pracy w środowisku cyfrowym, zminimalizować nieprawidłowości oraz zapewnić sprawny i bezpieczny obieg dokumentów księgowych po wejściu w życie nowych regulacji.

• Zdobędziesz praktyczną wiedzę, pozwalającą na efektywną pracę w warunkach obowiązkowego stosowania KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych.
• Będziesz potrafił sprawnie organizować obieg faktur ustrukturyzowanych, prawidłowo je odbierać, identyfikować w systemie, dekretować oraz archiwizować bez konieczności powielania czynności, wykonywanych dotychczas w formie papierowej.
• Dowiesz się, jak postępować w sytuacjach problemowych, między innymi, gdy kontrahent wystawi fakturę wyłącznie na NIP jst, jak prawidłowo stosować oznaczenia podmiotu drugiego i trzeciego, czy dopuszczalne jest wskazywanie NIP gminy w obu polach oraz kto powinien ująć fakturę w księgach w przypadku błędnych danych odbiorcy.
• Uzyskasz odpowiedź, kiedy wizualizacja faktury ma znaczenie dowodowe, czy numer KSeF powinien zastąpić tradycyjny numer faktury w tytule płatności, jak bezpiecznie korzystać z tokenu lub certyfikatu oraz jak organizować wewnętrzne rejestry dokumentów po wdrożeniu systemu.
• Nauczysz się, jak przygotować odpowiednie zapisy umowne z kontrahentami, zaktualizować instrukcje obiegu dokumentów i politykę rachunkowości oraz zminimalizować ryzyko błędów wynikających z braku rzetelności dostawców.
• Zdobędziesz kompetencje, które pozwolą na sprawne funkcjonowanie działu księgowości w nowym, w pełni cyfrowym środowisku pracy.

1. Założenia KSeF:
• Nowy typ dokumentu – faktura ustrukturyzowana.
• Przechowywanie faktur KSeF i poza KSeF.
• Odbieranie faktury ustrukturyzowanych i ich wizualizacja.
• Problematyka podwójnego fakturowania.
• Ujmowanie w ewidencji błędnych faktur.
• Opis błędnych faktur a faktury tzw. „scamowe”.
2. Scenariusze wystawiania faktur w KSeF:
• Moment wystawienia faktury KSeF.
• Dokumenty niewystawiane w KSeF (załączniki, specyfikacje).
• Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.
• Moment otrzymania faktury w systemie KSeF.
3. Moment wystawienia i otrzymania faktury:
• Moment naliczania odsetek w transakcjach handlowych.
• Moment naliczania odsetek wynikających z KC.
• Otrzymanie faktury w formie PDF, Linku i KSeF.
• Znaczenie materialnoprawne przydzielenia numeru KSeF fakturze.
4. Nowe rodzaje dokumentów w jednostce.
5. Grupa 1: System KSeF (Standard docelowy):
• Faktura ustrukturyzowana (XML).
• Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej (PDF/Papier).
6. Grupa 2: Awarie i tryby offline (Sytuacje kryzysowe).
• Faktura wystawiona w trybie awarii (offline).
• Faktura wystawiona w trybie niedostępności.
• Wizualizacja faktury z trybu awaryjnego.
7. Grupa 3. Wyłączenia z KSeF (Faktury „po staremu” lub specyficzne):
• Faktura konsumencka (B2C).
• Faktura od podatnika zagranicznego.
• Faktura w procedurze OSS/IOSS – specyficzne rozliczenia wewnątrzunijne.
• Faktura VAT RR.
8. Grupa 4: Bilety i opłaty (dokumenty uznawane za faktury):
• Bilet jednorazowy na odległość nie mniejszą niż 50 km (kolej, autobus) – traktowany jak faktura, jeśli zawiera NIP.
• Bilet lotniczy – specyficzne regulacje międzynarodowe.
• Dowód zapłaty za przejazd autostradą płatną – paragon/kwit z bramki autostradowej.
9. Grupa 5: Okresy przejściowe i inne formy:
• Faktura papierowa (tradycyjna).
• Faktura elektroniczna „zwykła” (PDF).
• Faktura uproszczona (Paragon z NIP).
• Nota korygująca.
• Duplikat faktury.
• Faktura Pro-forma.
10. Aktualizacja instrukcji obiegu dokumentów:
• Zapisy dla ścieżki dla faktury cyfrowej.
• Zapisy dla ścieżki dla faktury papierowej.
• Model hybrydowy obiegu faktur.
11. Przechowywanie faktur KSeF a regulacje wewnętrzne.
12. Organizacja pracy bez papieru (lub z mniejszą jego ilością):
• Jak zastąpić tradycyjną teczkę?
• Akceptacja wstępna - sprawdzenie zgodności operacji z planem finansowym.
• Dekretacja dokumentu zdematerializowanego.
• Stwierdzenie prawidłowości i kompletności dokumentu zdematerializowanego.
• Umowy z kontrahentami w zakresie obrotu fakturami zdematerializowanymi:

• kontrola formalno-rachunkowa;
• odmowa podpisania dokumentu.

13. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:
• Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych.
• Przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej.
• Zmiana polityki rachunkowości w zakresie systemu KSeF.
14. Podstawy prawne zdematerializowanego obiegu dokumentów w dziale księgowym.
15. Rozpoczęcie i zakończenie obiegu dokumentów księgowych w formie elektronicznej.
16. Opis merytoryczny dokumentu:
• Osoby odpowiedzialne za opisanie dokumentów księgowych.
• Odpowiedzialność za merytoryczny opis dokumentu.
• Odmowa podpisania dokumentu pod względem merytorycznym.
17. Zasady sporządzania, sprawdzania i akceptowania do realizacji dowodów księgowych w formie zdematerializowanej.
18. Etap klasyfikacji budżetowej wydatku:
• Znaczenie umowy, faktury i zamówienia w klasyfikacji budżetowej.
• Osoby odpowiedzialne za dobór klasyfikacji budżetowej.
• Rola pracowników merytorycznych w zaklasyfikowaniu wydatku w zakresie klasyfikacji budżetowej.
19. Windykacja należności cywilnoprawnych a KSeF:
• Podmiot upoważniony strukturze schemy FA (3).
• Termin powstawania należności przy fakturze ustrukturyzowanej.
• Regulacje wewnętrzne w zakresie płatności w różnych scenariuszach wystawienia faktur ustrukturyzowanych. 
20. Regulamin rejestracji i obiegu dokumentów księgowych zdematerializowanych:
• Wewnętrzny obieg dokumentów księgowych.
• Obieg dokumentów między komórkami.
• Pisma o charakterze informacyjnym, mające wpływ na przebieg spraw.
• Pisma wewnętrzne robocze.
21. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:
• Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych.
• Przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej.
• Zmiana polityki rachunkowości w perspektywie systemu KSeF.
22. Katalog dokumentów stanowiących wyjątki od konieczności dematerializacji:
• Finansowanie inwestycji.
• Egzekucja należności.
• Dowody księgowe.
• Uzgodnienia sald.
• Rozliczanie dochodów wydatków i subwencji.
23. Inwentaryzacja w obiegu zdematerializowanym dokumentów:
• Inwentaryzacja drogą weryfikacji.
• Potwierdzenie salda w formie elektronicznej.
• Problem faktur dokumentujących wartość początkową środka trwałego.
24. Najważniejsze propozycje zmian dotycząc e-dokumentów i digitalizacji w kontekście ustawy o rachunkowości.
25. Zagadnienia problemowe:
• Umowa papierowa, faktura ustrukturyzowana – przechowywanie.
• Ten sam dokument np. umowa a dwa miejsca przechowywania.
• Archiwizacja tego samego dokumentu w różnej formie.
• Dokumenty księgowe masowe i ich archiwizacja w formie zdematerializowanej.
 

• główni księgowi i księgowi jednostek sektora finansów publicznych,
• skarbnicy, główni księgowi, księgowi, pracownicy działów finansowo-księgowych w urzędach gmin, miast, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich,
• pracownicy referatów i wydziałów budżetowych, finansowych i księgowości jst,
• osoby odpowiedzialne za dekretację, kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową dokumentów,
• pracownicy centrów usług wspólnych,
• pracownicy jednostek oświatowych, instytucji kultury oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych,
• przedstawiciele administracji rządowej odpowiedzialni za obsługę księgową,
• przedstawiciele organizacji pozarządowych oraz podmiotów biznesowych współpracujących z jst w zakresie fakturowania.

Ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie w zakresie finansów publicznych, praktyk specjalizujący się w zagadnieniach rachunkowości budżetowej. Ukończył studia podyplomowe z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp. Szkoleniowiec, wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu finansów i rachunkowości jst, autor i współautor kilkunastu publikacji książkowych oraz licznych publikacji z obszaru rachunkowości budżetowej oraz finansów publicznych.