Zmiany w rozliczaniu kosztów podróży służbowych krajowych po 28.07.2022 roku Należności z tytułu podróży służbowych krajowych i zagranicznych w 2022 roku w kazusach

Proponujemy Państwu udział w zajęciach, podczas których uczestnicy zapoznają się z aktualnymi rozwiązaniami prawnymi, w tym wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2022, poz.1481). Zajęcia będą prowadzone w formule stacjonarnej, warsztatowej. Omawiane zagadnienia prawne będą poparte licznymi przykładami, studiami przypadków – kazusami ilustrującymi od strony praktycznej zarówno rozliczanie świadczeń pieniężnych tytułu podróży służbowych, a także inne zagadnienia jak np. czas pracy, wypadek podczas podróży służbowej.

• Zdobycie, uzupełnienie i uporządkowanie wiedzy z zakresu rozliczania podróży służbowych karowych i zagranicznych.
• Wskazanie zasad rozliczania podróży służbowych, a przez co uniknięcie błędów i kosztów w związku z niewłaściwym stosowaniem przepisów prawa pracy w praktyce - interpretacje własne, orzecznictwo + studium przypadków (rozwiązywanie kazusów).
• Zapoznanie z interpretacjami organów nadzorujących przestrzeganie prawa pracy – sądy powszechne, PIP, RIO i procedurą kontrolną (PIP).
• Uzyskanie wiedzy w zakresie optymalnego zarządzania wydatkami związanymi z podróżami służbowymi w instytucji (przykłady zapisów w wewnętrznych procedurach).
• Możliwość konsultacji problematyki prawa pracy z trenerem w razie zaistnienia takiej potrzeby w przyszłości.

1. Podróż służbowa w świetle regulacji prawnych (omówienie aktualnych rozwiązań prawnych w zakresie podróży służbowych).
• Definicja podróży służbowej i innych wyjazdów pracowniczych , w kontekście zakresu obowiązków i miejsca wykonywania pracy.
• Wewnętrzne procedury lub instrukcje rozliczania podróży służbowych – przykłady.
• Określenie miejsca świadczenia pracy.
• Oddelegowanie a podróż służbowa.
• Ograniczenie dotyczące niektórych pracowników w wysyłaniu w podróż służbową.
2. Czas pracy w delegacji (podróży służbowej).
• Część zaliczana do czasu pracy.
• Część niezaliczana do czasu pracy.
• Nadgodziny.
• Normy związane z odpoczynkiem (dobowym, tygodniowym).
• Dokumentowanie czasu pracy w podróży służbowej.
• Wykonywanie obowiązków pracowniczych podczas przejazdu w ramach podróży służbowej.
3. Polecenie wyjazdu służbowego (wymagania formalne i treść), w tym problematyka rozliczania wyjazdów krótkoterminowych (w ramach dniówki roboczej), podróż rozpoczęta (rozliczenie podróży w przypadku braku realizacji zadania służbowego).
4. Rozliczanie delegacji (podróży krajowych).
• Diety (aktualne stawki) - dieta krajowa uzależniona od ilości posiłków zapewnionych pracownikom, nocleg ze śniadaniem - problemy praktyczne i możliwe rozwiązania faktyczne, posiłek z kontrahentem, obiad na szkoleniu, obiadokolacja, posiłek zapewniony, ale niespożyty dieta za podróż służbową krajową w trakcie podróży zagranicznej itp.
• Koszty dojazdu – środki komunikacji publicznej (aktualne stawki), pojazdy nie będące własnością pracodawcy, pozostałe wydatki – zakres uznania przez pracodawcę kosztów np. Taxi.
• Ryczałty na jazdy lokalne.
• Dokumentowanie i rozliczanie wydatków - zgoda na użycie samochodu niebędącego własnością pracodawcy, skutki prawne wyjazdu bez polecenia pracodawcy, potwierdzenie odbycia podróży pracownika , dokumenty podpinane pod rozliczenie delegacji - rozliczania faktur, paragonów, rachunków na osobę fizyczną (pracownika), skutki przedłużenia przez pracownika pobytu bez związku z realizacją zadania służbowego.
• Skutki nieprawidłowego rozliczenia delegacji ( niezgodnego z prawdą) i nieprawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowej przez pracodawcę.
• Noclegi – limity kosztów noclegu (aktualne stawki).
• Ryczałty za nocleg (aktualne stawki).
• Przypadki nieuznania przez pracodawcę kosztów noclegu.
• Należności z tytułu delegacji wypłacone ponad limit.
• Przychód pracownika.
• Koszt uzyskania przychodu pracodawcy.
5. Rozliczanie delegacji – podróży zagranicznej (UE i poza UE).
• Czas pobytu poza granicami kraju.
• Diety.
• Koszty przejazdów miejscowych i dojazdów.
• Noclegi.
• Inne wydatki.
• Wyjazd pracownika z członkiem rodziny.
• Podróż zagraniczna do kilku państw, moment rozpoczęcia i zakończenia etapu podróży zagranicznej.
• Pozostałe koszty podróży służbowych – znaczenie ubezpieczenia pracownika (NNW) przy podróży zagranicznej.
6. Rozliczanie zaliczek na podróże służbowe. Terminy.
7. Ewidencja księgowa podróży służbowej.
8. Kursy walut stosowane do rozliczania podróży służbowej.
9. Samochód w podróży służbowej.
• Samochód służbowy.
• Samochód prywatny.
• Samochód wypożyczony.
• Zakup paliwa.
10. Podróż służbowa kierowców.
11. Skutki wypadku w trakcie podróży służbowej w zakresie kosztów podróży.
12. Wyjazdy służbowe zleceniobiorców oraz innych osób niebędących pracownikami.

Osoby stosujące przepisy prawa pracy: pracownicy działów kadr i płac, pracownicy działów prawno-organizacyjnych, sekretarze oraz pracodawcy, kadra zarządzająca i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych, przedstawiciele organizacji związkowych, przedsiębiorcy.

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego i studiów podyplomowych w zakresie prawa pracy na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. W latach 1994-2007 zawodowo związany z Państwową Inspekcją Pracy (nadinspektor pracy w Sekcji Informacji i Promocji Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku). Stały współpracownik Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego w zakresie szkoleń dotyczących prawa pracy. Od 2010 roku wykładowca przedmiotu: prawna ochrona pracy na studiach podyplomowych (Politechnika Gdańska – Wydział Zarządzania i Ekonomii).