Najbliższe spotkania Forum Sekretarzy

Październikowa sesja konsultacyjno- szkoleniowa Forum Sekretarzy

14 października 2021 r. 10.00 - 15.00

Instrukcja kancelaryjna i Elektroniczne Zarządzanie Dokumentem w świetle praktyk wykorzystywania systemu EZD

• Celem sesji będzie poruszenie kwestii związanych z Elektronicznym Zarządzaniem Dokumentem w świetle praktyk wykorzystywania systemu EZD jako systemu wspomagającego system tradycyjny, a w szczególności: zasady prowadzenia korespondencji dwutorowej : tradycyjnej i elektronicznej w jednej sprawie, zalety i wady elektronicznego obiegu i obiegu papierowego, problemy z terminowością załatwianych spraw za pośrednictwem ePUAPu a UPO – kwestia związana z powtarzającymi się awariami systemu.
• Omówimy problemy w obiegu korespondencji jakie pojawią się (bądź czy się pojawią) z chwilą wejścia w życie ustawy o e-doręczeniach i związanych z tym zmianach w postępowaniach administracyjnych i podatkowych z tym związanych. Według pomysłu ustawodawcy usługa e- doręczenia umożliwi otrzymywanie i wysyłanie korespondencji pomiędzy obywatelami a administracją publiczną drogą elektroniczną, bez konieczności korzystania papierowej wersji dokumentów. Każdy podmiot, obywatel i przedsiębiorca będzie miał jeden adres do kontaktu z administracją, a wraz z nim odpowiednio zabezpieczoną skrzynkę e-doręczeniową. Wysłana tą drogą korespondencja trafi prosto do adresata, a na potwierdzenie tej czynności zostaną wystawione dowody – odpowiednio wysłania i otrzymania. Wszystkie adresy podmiotów publicznych znajdą się w Bazie Adresów Elektronicznych. Docelowo e-doręczenia będą wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Cała korespondencja podmiotów publicznych nadawana będzie w formie elektronicznej – przy pomocy publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej, świadczonych przez operatora wyznaczonego.

Prowadzący: były wieloletni pracownik Urzędu Wojewódzkiego – zastępca kierownika Oddziału Kontroli. Od 2009 roku pracowała na stanowisku Kierownika Referatu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Białymstoku, gdzie obecnie piastuje stanowisko Zastępcy Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Nadzoru. W Urzędzie Miejskim między innymi odpowiadała za wdrożenie nowej instrukcji kancelaryjnej. W ramach obowiązków, na co dzień zajmuje się kontrolą przestrzegania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników Urzędu oraz obiegu dokumentów w urzędzie w tym obiegu elektronicznego, nadzorem nad Kancelarią Ogólną Urzędu oraz nadzorem nad Archiwum Zakładowym Urzędu. W ramach nadzoru najmuje się też zadaniami związanymi z organizacją Urzędu (regulaminy, procedury, informacja publiczna, zarządzenia, interpelacje radnych itp.) W związku z powierzonymi zadaniami przeprowadza systematycznie szkolenia urzędników z zakresu realizacji zadań związanych z obiegiem dokumentów i stanowi wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych, będącego kierownikiem tegoż Archiwum. Wykładała w Wyższej Szkole Administracji Publicznej w Białymstoku w zakresie kontroli w administracji publicznej oraz wiedzy na temat instrukcji kancelaryjnej jednostek administracji publicznej (tej dotyczącej materiałów jawnych, jak też kancelarii tajnych, ochrony danych osobowych oraz dostępu do informacji publicznej), obecnie prowadzi zajęcia z instrukcji kancelaryjnej na Uniwersytecie w Białymstoku w ramach studiów podyplomowych z zakresu administracji publicznej.

 

Serdecznie zapraszamy do wzięcia udziału w organizowanych wydarzeniach. Zaproszenie poniżej.

Kontakt
Marcin Wielgus
Zastępca Dyrektora
tel . +48 604 078 421
marcin.wielgus@frdl.org.pl