Dokumentacja pracownicza w 2019 r. po zmianach – warsztaty dla praktyków

Miejsce: Warszawa, Żurawia 43

Termin: 2019-10-08

Cena: 459 zł      409 zł

Dokumentacja pracownicza w 2019 r. po zmianach – warsztaty dla praktyków

Data: 8 października 2019, 10:00 - 15:00

Cele i korzyści: Uczestnicy szkolenia zdobędą praktyczną wiedzę w przedmiocie zmian, które weszły w życie w 2019 r. dotyczących m.in. skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, nowych obowiązków informacyjnych, możliwości prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy oraz akt osobowych pracownika. Na szkoleniu przedstawione zostaną zasady odpowiedzialności pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej, zasady kontroli przestrzegania obowiązków pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, najczęściej popełniane uchybienia przez pracodawców. Uczestnikom zostaną przedstawione „krok po kroku” zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej po zmianach.

Adresaci: Osoby, które na co dzień prowadzą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, pracownicy działów kadr, pracownicy działów prawno-organizacyjnych, kadra kierownicza.

Prowadzący: Radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie, doświadczony trener, praktyk zajmujący się na co dzień problematyką prawa pracy, pracownik administracji publicznej, autor publikacji z prawa pracy, absolwent kierunków prawo i administracja Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Program:
I. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.
1. Nowe pojęcie dokumentacji pracowniczej w Kodeksie pracy oraz jej elementy wyszczególnione w nowych przepisach wykonawczych.
2. Wymagania dotyczące warunków prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
3. Okres przechowywania nowej i dotychczas wytworzonej dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.
4. Obowiązek informacyjny pracodawcy przy ustaniu stosunku pracy – wzór informacji.
5. Ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.
6. Zmiana postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej - z papierowej na elektroniczną.
7. Obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę.
8. Zasady wydawania pracownikowi kopii całej lub części dokumentacji pracowniczej – wzór wniosku pracownika.
9. Katalog osób uprawnionych do odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracownika.
10. Modyfikacja katalogu wykroczeń związanych z dokumentacją pracowniczą.
Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:
- Które z wytwarzanych przez pracodawcę dokumentów wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej w rozumieniu nowych przepisów?
- Jakie praktyczne znaczenie mają nowe przymioty odnoszące się do dokumentacji pracowniczej - poufności, integralności, kompletności oraz dostępności?
- W jakich przypadkach pracodawca ma obowiązek, a kiedy nie powinien kontynuować prowadzenia dokumentacji pracowniczej przy ponownym zatrudnieniu pracownika?
- W jakich w przypadkach pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację pracownicza dłużej niż 10 lat?
- Jak pogodzić różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej z ponownym nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracownikiem po wejściu w życie zmian?
- Które z nowych przepisów stosuje się do dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?
- W stosunku do których pracowników pracodawca będzie musiał spełnić obowiązek informacyjny w zakresie dokumentacji pracowniczej przy ustaniu stosunku pracy?
- Czy wymaganą przepisami informację można umieścić w świadectwie pracy?
- W jakim terminie oraz w jakiej formie pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej?
II. Prowadzenie akt osobowych pracownika po zmianach.
1. Analiza katalogu dokumentów, które pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych po zmianach z podziałem na części – A, B, C, D.
2. Odpisy i kopie dokumentów – analiza poszczególnych dokumentów wyszczególnionych w rozporządzeniu w kontekście możliwych form przechowywania.
3. Zasady tworzenia podkategorii poszczególnych części akt osobowych np. B1, B2, B3 – przykładowe podkategorie i dokumenty w nich umieszczane.
4. Informowanie pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobie jej odbioru po upływie okresu przechowywania oraz przy zmianie jej postaci.
5. Dostosowanie dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed zmianami do nowych przepisów – termin, sposób numerowania, korekta wykazu dokumentów, dokumenty wytworzone przed 1.01.2019 r. a dotychczas nieprzechowywane w aktach osobowych.
6. Miejsce przechowywania dokumentów niewymienionych explicite w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, dokumentu potwierdzającego złożenie ślubowania pracownika samorządowego, dokumentów potwierdzających okres pracy w gospodarstwie rolnym wliczanego do stażu pracy.
7. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej.
Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:
- Czy pracodawca ma obowiązek wyodrębnić w aktach osobowych część D, nawet jeśli pracodawca nie przechowuje w niej żadnego dokumentu?
- Czy istnieje konieczność dostosowania do nowych zasad prowadzenia akt osobowych pracowników, którzy już nie pozostają w zatrudnieniu?
- Czy dokumenty, które po zmianach nie są już wyszczególnione w aktach osobowych należy usunąć z akt, a jeśli tak to gdzie je przechowywać?
- Czy inspektor pracy może nałożyć grzywnę za błędy przy ich prowadzeniu?
- Które skierowania i badania lekarskie wstępne należy przechowywać w części A akt osobowych, a które w części B akt osobowych?
- Co zrobić, jeśli w trakcie dostosowywania akt osobowych kadrowiec „natknie się” na dokumenty zawierające dane, które kiedyś zostały legalnie pozyskane, a obecnie ich przetwarzanie budzi wątpliwości?
- Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o wykonanie kopii akt osobowych prowadzonych od kilkunastu lat?
- Czy po zmianach nadal można żądać wypełnienia kwestionariuszy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika pomimo, iż nie są przewidziane w przepisach wykonawczych?
III. Dokumentacja związana z czasem pracy po zmianach.
1. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów.
2. Nowe elementy, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy.
3. Elementy wniosku pracownika o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych.
4. Postać, w których pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację związaną z czasem pracy.
5. Ewidencjonowanie zdarzeń związanych ze stosunkiem pracy.
6. Dokumentacja związana ze świadczeniem przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych.
7. Harmonogramy czasu pracy – zasady tworzenia, przekazywania pracownikom, okres przechowywania.
Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:
- Jakie nowe informacje należy umieszczać w ewidencji czasu pracy?
- Na jaki okres tworzyć ewidencję czasu pracy oraz jak długo należy ją przechowywać?
- Komu należy sporządzać harmonogram czasu pracy?
- Na jaki okres należy tworzyć harmonogram czasu pracy i jak długo należy go przechowywać?
- Czy dopuszczalne jest prowadzenie i przechowywanie części dokumentacji związanej z czasem pracy np. ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej, a części np. wniosków o wyjście prywatne w postaci papierowej?
- Czy po zmianach nadal można prowadzić książkę wyjść prywatnych jako jedynej dokumentacji z tym związanej?
- Gdzie należy przechowywać wnioski pracownika o zwolnienie z tyt. opieki nad dzieckiem?
- Co należy rozumieć poprzez dostosowanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w tym dotychczasowych kart ewidencji czasu pracy do nowych przepisów?
- Co zrobić w sytuacji, gdy w dniu wejścia w życie przepisów prowadzona jest karta ewidencji czasu pracy na dotychczasowych zasadach?
- Czy pracownik ma prawo uzyskać kopię karty ewidencji czasu pracy wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?
IV. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w najnowszych stanowiskach MRPiPS oraz PIP.
1. Stanowisko MRPiPS z 18.02.2019 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy – jak należy rozumieć „oddzielne” prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
2. Stanowisko MRPiPS z 07.02.2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej.
- Okres przechowywania list obecności i harmonogramów czasu pracy z okresu sprzed nowelizacji przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji i powstałych od 01.01.2019 r.
- Okres przechowywania dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, w drodze do pracy i chorób zawodowych po zmianach od 01.01.2019 r.
- Przechowywanie papierowych wniosków o odbiór czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych i o wyjścia prywatne w przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.
- Dopuszczalność upoważnienia osób z zewnętrznych firm do podpisywania dokumentów zeskanowanych do formatu PDF podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną w imieniu pracodawcy.
- Miejsce przechowywania dokumentów związanych z czasem pracy, ale niewymienionych w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. zgoda lekarza medycyny pracy na pracę w godzinach nadliczbowych pracownika niepełnosprawnego.
3. Stanowisko MRPiPS z 01.02.2019 r. sprawie wysokości temperatury oraz poziomu wilgotności, w jakich powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza.
4. Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 04.02.2019 r. w sprawie warunków, w jakich powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza.
5. Stanowiska MRPiPS z 07.12.2018 r. w sprawie sposobu liczenia okresu 50 lat przechowywania akt osobowych, obowiązku informowania pracowników wraz ze świadectwem pracy o 50-letnim okresie przechowywania akt osobowych, okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunku pracy po następujących po sobie umowach na przełomie 2018/19.
6. Stanowisko MRPiPS z 11.01.2019 r. oraz 17.01.2019 r. w sprawie zasad prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
7. Stanowisko MRPiPS z 7 lutego 2019 r. w sprawie możliwości prowadzenia części dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej a części w postaci papierowej.

Zgłoszenia prosimy przesyłać do 1 października 2019 r. fax: (22) 351 93 10, e-mail: szkolenia@frdl.org.pl lub wybrać opcje zapisu przez stronę www.frdl.mazowsze.pl Ewentualną rezygnację ze szkolenia prosimy złożyć w formie pisemnej i przesłać do nas mailem bądź faxem najpóźniej na dwa dni robocze przed szkoleniem. W przypadku niewykorzystania zgłoszonego uczestnictwa - Urząd będzie zobowiązany do sfinansowania 100% odpłatności za uczestnictwo i materiały. FRDL zastrzega sobie prawo odwołania szkolenia. Miejsce szkolenia: Warszawa, ul. Żurawia 43. Lokalizacja 300 metrów od Metra Centrum. Cena: 409 zł netto przy zgłoszeniu do 24 września. Cena po 24 września to 459 zł. Rabat 10 % dla drugiej osoby z tej samej Instytucji. Zwolnienie z VAT w przypadku finansowania ze środków publicznych. W cenie materiały szkoleniowe, zaświadczenie, lunch oraz przerwy kawowe. Płatność przelewem, na podstawie faktury wystawionej w dniu szkolenia. Szkolenia realizujemy również w formie zamkniętej na terenie Instytucji. W przypadku braku potwierdzenia szkolenia na adres e-mail podany w zgłoszeniu na 3 dni przed szkoleniem prosimy o kontakt pod numer (22) 351 93 19